W przypadku prowadzenia i rozwoju firmy oraz planowania rozpoczęcia działalności często pojawia się dylemat z którego biura rachunkowego skorzystać. Wybór zewnętrznej instytucji do prowadzenia księgowości jest trudny ze względu na ogromną konkurencję rynkową. Czym więc należy kierować się przy wyborze odpowiedniego wykonawcy? Sprawdź, na co zwrócić uwagę i które usługi są szczególnie ważne.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?
Porównanie ofert kilku wykonawców jest podstawowym krokiem prowadzącym do wyboru podmiotu świadczącego usługi rachunkowe. Często decyzja dotycząca odpowiedniego wykonawcy podyktowana jest cennikiem, lokalizacją siedziby czy liczbą klientów. Czynniki te nie świadczą jednak o jakości księgowej obsługi. Jak wybrać biuro rachunkowe? Podjęcie współpracy z konkretną firmą należy rozpatrywać ze względu na określone kryteria:
1. Certyfikaty i kwalifikacje
Wraz z ustawą z 9 maja 2014 roku zniesiono konieczność posiadania Licencji Ministra Finansów, aby móc zajmować się zarobkowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Obecnie do utworzenia biura świadczącego takie usługi nie są potrzebne żadne uprawnienia. Jednak, aby mieć pewność dotyczącą zdobytych kwalifikacji przez wybranych wykonawców, warto sprawdzić posiadane przez nich świadectwa np. certyfikat księgowy, potwierdzenia szkoleń oraz kursów czy Certyfikaty Centrum Informacji Księgowej.
2. Zakres oferty i usługi dodatkowe
Podejmując decyzję dotyczącą wyboru biura rachunkowego, warto sprawdzić, co obejmuje dana usługa. Na rynku można bowiem uzyskać podstawową obsługę księgową, której zakres uwzględnia wyłącznie: prowadzenie księgowości, wyliczenia podatków czy wysyłkę deklaracji do odpowiednich urzędów. W ramach dodatkowych świadczeń oferowanych przez specjalistów zazwyczaj z większych firm wyróżniamy: obsługę kadrowo-płacową, doradztwo biznesowe czy też usługi finansowe. Profesjonalne instytucje obsługują również firmy międzynarodowe.
3. Cena realizacji świadczeń
Czy cena oferowanych usług powinna być podstawowym kryterium wyboru księgowego? Oczywiście nie warto przepłacać, jednak zawsze najważniejszym aspektem musi być bezpieczeństwo naszych finansów. Cennik biura rachunkowego powinien być adekwatny do jakości obsługi. Porównanie pakietu cenowego konkurencyjnych firm oraz sprawdzenie usług wchodzących w jego skład to kluczowy etap podejmowania decyzji.
4. Referencje i doświadczenie
Przed wyborem warto zapoznać się również z opiniami dotyczącymi rozważanego biura. Decyzję o ewentualnej współpracy z zakresu obsługi rachunkowo-podatkowej łatwiej podjąć dzięki referencjom znajomych lub informacji znalezionych na forach internetowych. Efektywnym źródłem profesjonalnych i doświadczonych wykonawców są również katalogi usług. Istnieją poradniki, które ułatwiają merytoryczną weryfikację firmy księgowej.
5. Ubezpieczenie OC
Jednym z podstawowych kryteriów wyboru wykonawcy usług księgowych jest polisa OC na działalność biura rachunkowego. Stanowi kluczowe zabezpieczenie klienta przed odpowiedzialnością finansową za ewentualne błędy popełnione przez firmę. Istnieje obowiązek opłacania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej między innymi od: wyceny aktywów i pasywów, sporządzania sprawozdań finansowych czy prowadzenia ksiąg rachunkowych.
6. Bezpieczeństwo i ochrona danych
Aspekt bezpieczeństwa przy wyborze odpowiedniej firmy rachunkowej odgrywa kluczową rolę. Nowoczesne i profesjonalne biuro realizujące świadczenia księgowe ma wdrożone wszelkie wymagane przez prawo procedury. Postępowanie pozwala na skuteczną ochronę danych osobowych i finansowych. Zanim podejmiemy decyzję o podjęciu współpracy, warto upewnić się, czy wykonawca posiada wewnętrzną politykę bezpieczeństwa oraz jak zapobiega utracie i wyciekowi danych.
7. Organizacja pracy
Profesjonalna firma prowadząca pełną księgowość działa nowocześnie i sprawnie. Ze strony wykonawcy powinniśmy oczekiwać aktywnego podejścia do realizacji powierzonych zadań oraz zaangażowania pracowników świadczących usługi. Do wyboru mamy obecnie zarówno tradycyjne, jak i internetowe biura rachunkowe. Korzystanie z obsługi online jest rozwiązaniem zwykle tańszym i wygodniejszym. Przed wyborem księgowego warto uzgodnić sposób organizacji współpracy.
Kierując się powyższymi kryteriami, wiesz już jakie biuro rachunkowe wybrać. Bez względu na to, czy postawisz na tradycyjną lub internetową formę działalności, to rozważ kilka dostępnych ofert i zawsze dokładnie zapoznawaj się z warunkami proponowanych umów.