2019 rok jest rokiem ogromnych zmian dla przedsiębiorców. Zmiany te w znacznej mierze dotyczą prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Akta pracownicze zostały podzielone na cztery kategorie.
Część A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie:
- oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
- skierowania na badania lekarskie wstępne i okresowe.
Część B - dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia:
- umowa o pracę (jeżeli nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, wówczas potwierdzenie ustaleń stron umowy),
- potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu, zasadami BHP oraz zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach,
- dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w warunkach szczególnych,
- dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia przez pracownika,
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, wychowawczego, bądź ojcowskiego,
- dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy,
- dokumenty związane z udzieleniem urlopu wypoczynkowego oraz urlopu bezpłatnego.
Część C - dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy:
- oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
- wnioski dotyczace wydania, sprostowania i uzupełnienia świadectwa pracy,
- dokumenty związane z ekwiwalentem za urlop,
- kopia świadectwa pracy,
- umowa o zakazie konkurencji.
Część D - dokumenty związane z nałożonymi karami:
- odpis zawiadomienia o ukaraniu,
- inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej bądź odpowiedzialności określonej w innych przepisach (kara po pewnym okresie ulega zatarciu).
Najważniejszą zmianą stało się skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotychczas przedsiębiorca był zobowiązany do przechowywania akt swoich pracowników przez aż 50 lat, licząc od chwili ustania zatrudnienia. Aktualnie okres ten będzie wynosił zaledwie 10 lat. Skrócony okres będzie jednak obowiązywał w stosunku do nowych pracowników, czyli osób zatrudnionych po styczniu 2019 roku.
Co zatem z osobami zatrudnionymi w latach wcześniejszych?
Dokumenty osób zatrudnionych w latach 1999-2019 mogą być przechowywane przez 10 lat jeżeli tak zdecyduje pracodawca. Skrócenie okresu przechowywania tych dokumentów zobowiązuje do złożenia do ZUS oświadczenia ZUS OSW oraz raport RIA. Akta pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem bezwzględnie muszą być przechowywane przez 50 lat.
Wprowadzone zmiany umożliwiły także pracodawcom prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Od 2019 roku akta elektroniczne będą równoznaczne z dokumentacją papierową. Przedsiębiorca będzie mógł dowolnie zmieniać formę prowadzonej dokumentacji pracowniczej:
- z papierowej na elektroniczną poprzez sporządzenie odwzorowanie cyfrowe, zwłaszcza skany opatrzone przez kwalifikowany podpis elektroniczny,
- z elektronicznej na papierową poprzez wydruk i opatrzenie go podpisem osoby upoważnionej.
Należy pamiętać, że dokumentacja pracownicza od 2019 roku bez względu na formę w jakiej jest prowadzona musi być przechowywana w sposób, który zapewni pełne bezpieczeństwo tj. ochronę przed kradzieżą, uszkodzeniem, zniszczeniem, a także dostępem osób nieupoważnionych.