Pracodawcą nazywamy osobę lub instytucję, która zatrudnia osoby w ramach stosunku pracy. Pracownikiem natomiast jest osoba fizyczna, zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
Dokumentami, które zobowiązują wykonywanie określonych czynności dla pracodawcy stanowi także umowa zlecenie, umowa o dzieło oraz umowa agencyjna.
Do najważniejszych obowiązków pracodawcy, względem pracownika należy szanowanie godności i dóbr osobistych zatrudnionych, terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia, odpowiadanie za badania lekarskie pracownika, organizowanie pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, przeciwdziałanie dyskryminacji, prowadzenie dokumentacji i przeciwdziałanie mobbingowi.
Oprócz zapewnienia odpowiednich warunków do pracy, pracodawca zgodnie z Kodeksem Pracy zobowiązany jest także do comiesięcznego naliczania i odprowadzania podatku od dochodów pracownika, zgłoszenia zatrudnionego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz rzetelnego i kompleksowego prowadzenia dokumentacji. Przez cały okres zatrudnienia księgowy lub inna osoba odpowiedzialna za sprawy księgowe oraz biurowe kontroluje, aby wszelkie akta osobowe, formularze i deklaracje, związane z pracownikiem zostały zarchiwizowane w sposób chronologiczny, a po wygaśnięciu stosunku pracy przechowywanie przez określony czas i powiadomienie byłego pracownika o obowiązku ich odbioru.
Okres przechowywania akt pracowników w przedsiębiorstwach do końca 2018 roku wynosił 50 lat. Dokumentację pracowniczą stanowią nie tylko teczki osobowe, ale także inne dokumenty związane z zatrudnionym. Od 2019 roku wprowadzono nowe przepisy, które ujednolicają okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. W zależności od momentu zatrudnienia i długości stażu w pracy pracownicy z grupy pierwszej, czyli zatrudnieni pod koniec grudnia 2018 roku mają możliwość przechowywania dokumentów w zakładzie pracy przez okres 10 lat. Druga i trzecia grupa obejmuje osoby wykonujące czynności na podstawie umowy o pracę w roku 1999 lub wcześniej do 2019 - w ich przypadku okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat.
Każdy pracodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, kompletności oraz dostępności. W przypadku nieodebrania dokumentacji przez pracownika, przepisy obligują właściciela firmy do obowiązku ich zniszczenia. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca do dokumentacji dodatkowo wystawia świadectwo pracy. Dokument ten wydany zostaje w dniu, w którym wystąpiło wygaśnięcie umowy o pracę.
Świadectwo pracy powinno zawierać informacje istotne, które określają stosunek pracy obraz ubezpieczenie społeczne pracownika. Zdarzyć się może także sytuacja, że do dokumentu dołączone zostaną dodatkowe informacje na przykład ocena podwładnego oraz okoliczności uzasadniające zakończenie współpracy, a także okres przechowywania dokumentów w przypadku danego pracownika, który taką informację otrzyma. Od 2019 roku okres magazynowania akt osobowych pracownika uległ skróceniu, przez co każdy pracownik musi zostać o takiej zmianie odpowiednio poinformowany poprzez odpowiedni komunikat pisemny, czyli informacja do świadectwa pracy od 2019 r. przekazywana dla pracownika w formie papierowej lub elektronicznej.