Organizacja efektywnej konferencji to nie tylko wynajem sali, zaproszenie gości i przygotowanie slajdów potrzebnych do wygłoszenia prelekcji. Warto zadbać o najdrobniejsze szczegóły, by uczestnicy dobrze czuli się podczas konferencji, oraz uniknąć nieprzewidzianych przeszkód i niespodzianek.
Plan działania i kosztorys
Pierwszym krokiem jest stworzenie szczegółowego planu działania i trzymanie się go aż do zamknięcia drzwi za ostatnim wychodzącym gościem. Nieodzowne jest także ustalenie kosztów potrzebnych do realizacji przedsięwzięcia. Warto zadać sobie pytanie, jaka kwota maksymalna byłaby do przyjęcia dla firmy.
Przygotowanie konferencji można zlecić firmie zawodowo zajmującej się organizacją spotkań firmowych. Dzięki zespołowi doświadczonych ludzi, ich wiedzy oraz znajomości rynku konferencja stanie się stuprocentowo udanym przedsięwzięciem.
Lokalizacja
Spotkania biznesowe zazwyczaj odbywają się w hotelach. Przed wyborem odpowiedniego obiektu dobrze jest zwrócić uwagę nie tylko na wygląd i wymiary sali szkoleniowej. Oprócz udziału w obradach będą oni również chcieli zjeść posiłek w restauracji, odpocząć w cichym miejscu lub nawet przenocować. Najlepszy będzie więc hotel, który spełnia wysokie standardy w każdym obszarze jego użytkowania.
Do zorganizowania konferencji warto wybrać duże miasto lub znaną miejscowość, w której zlokalizowana jest sala szkoleniowa. Wrocław, Warszawa, Kraków, Poznań, Łódź czy Gdańsk to miasta, do których łatwo dojechać, a także gdzie można znaleźć komfortowy hotel i wygodne miejsce parkingowe.
Rozpowszechnienie informacji
O konferencji w pierwszej kolejności powinni dowiedzieć się zapraszani goście. Najlepszym rozwiązaniem będzie powiadomienie ich drogą mailową o mającym się odbyć spotkaniu oraz prośba o informację zwrotną. W treści maili powinny się znaleźć: strona internetowa z informacjami o konferencji, potrzebne formularze oraz bieżące komunikaty.
Następnie warto zadbać o odpowiednią promocję medialną wydarzenia. Dobrym ruchem będzie rozesłanie ulotek, plakatów i innych materiałów informacyjnych, a także zorganizowanie konferencji prasowej.
Podczas konferencji
Warto zadbać o drobiazgi, takie jak przekąski, kawa i bezprzewodowy, dostępny dla wszystkich gości internet. Przydadzą się także materiały szkoleniowe do późniejszego wykorzystania: ulotki i druki reklamowe, plan konferencji, prezentacje na płytach CD. Dobrze jest tak ułożyć przebieg spotkania, by oprócz słuchania prelekcji uczestnicy mieli czas na rozmowy, spokojne wypicie kawy i uraczenie się deserem.
Po zakończeniu konferencji w dobrym tonie jest podziękowanie gościom za poświęcenie czasu. Można także rozesłać im mailowo anonimowe ankiety oceniające spotkanie. Na koniec warto zamieścić na stronie internetowej fotogalerię z konferencji oraz informacje o kolejnej.
Sprawdź ofertę wynajmu sal szkoleniowych we Wrocławiu: http://ideaprestige.eu/wynajem-sali-wroclaw/