Żyjemy w erze dokumentów. Dziennie w każdej firmie tworzy się, przesyła i otrzymuje setki dokumentów. W skali roku liczby te mogą sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy plików. Sprawne zarządzanie ich obiegiem, łatwy dostęp oraz możliwość pracy wielu osób w tym samym czasie nad tym samym dokumentem, to w obliczu liczby dokumentacji, niezbędne zabiegi.
Praca wielu osób nad jednym dokumentem stwarza wiele problemów. Utrudniony dostęp wszystkich zainteresowanych do danych, komplikacje z przekazywaniem pracy, przeszkody w postaci wielu wersji tego samego dokumentu, to na pozór błahe sprawy, jednak w sytuacji setek dokumentów, wymaga usprawnień w postaci automatyzacji całego procesu.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektronicznym obiegiem dokumentów zwykło się nazywać system informatyczny, który nadzoruje i zarządza obiegiem dokumentów, a także zadań. System taki funkcjonuje w oparciu o mechanizmy typu workflow, czyli automatyzację procesów biznesowych, które polegają na przekazywaniu dokumentów i zadań od jednej do drugiej jednostki wewnątrz struktury organizacyjnej oraz z pracownikami zewnętrznymi.
Co daje elektroniczny obieg dokumentów?
System obiegu dokumentów pozwala na wspomnianą już pracę wielu osób nad jednym dokumentem oraz ich przechowywanie na serwerze. Dzięki wdrożeniu tego rozwiązania, firma, a dokładniej wszyscy uprawnieni pracownicy mają możliwość udostępniania poszczególnych dokumentów. System ma budowę opartą na szablonie portalowym i może być udostępniany jak każda strona www. Co więcej, http://www.microsoft.com/pl-pl/male-srednie-firmy/rozwiazania/elektroniczny-obieg-dokumentow-w-firmie.aspxsystem obiegu dokumentów pozwala na automatyczne wersjonowanie dokumentu. Rozwiązuje także problemy związane z edycją tego samego dokumentu prze kilka osób na raz. Stosowanie w firmie systemu do obiegu dokumentów wpływa także na poprawę jakości generowanych dokumentów, a tym samym redukuje ilość pomyłek.
Wygoda i szybkość działania to czynniki poprawiające i ułatwiające sam proces pracy. Z finansowego punktu widzenia, wdrożenie systemu obiegu dokumentów wiąże się z jednorazowym wykupieniem oprogramowania i ewentualnym przeszkoleniem pracowników z zakresu działania i obsługi programu.
Zagrożenia?
Wydawać by się mogło, że elektroniczny przepływ dokumentacji oraz ich agregowanie na serwerze, gdzie każdy uprawniony do tego pracownik ma dostęp jest dosyć ryzykownym posunięciem. Technologia i w tym wypadku zadbała o kwestie bezpieczeństwa danych udostępniając administratorom możliwość blokowania poszczególnych dokumentów, bądź ograniczania uprawnień konkretnym pracownikom.