Podpis elektroniczny bardzo ułatwia wiele spraw formalnych między podmiotami. Służy do identyfikacji uczestników podpisujących ważne dokumenty. Ułatwia podpisywanie umów między firmami, których siedziby mieszczą się w znacznych odległościach od siebie.
Zgodnie z informacjami podawanymi na stronach Ministerstwa Gospodarki, podpis elektroniczny jest to narzędzie, które identyfikuje uczestników wymiany dokumentów w wersji elektronicznej oraz które służy przyjęciu odpowiedzialności za zawartą w tych dokumentach treść.
Taki bezpieczny podpis elektroniczny składa się zazwyczaj za pomocą specjalnej karty procesorowej lub tak zwanego tokena z wejściem USB i specjalistycznego oprogramowania, które jest przystosowane do składania właśnie takiego podpisu elektronicznego. Wszystkie wrażliwe dane wygenerowane w postaci elektronicznej i jednocześnie opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym są równoważne pod względem prawnym wszystkim dokumentom, które zostały podpisane własnoręcznie. Jest to niezwykle istotne przy zawieraniu wielomilionowych umów handlowych.
Bezpieczny podpis elektroniczny stosuje się obecnie bardzo często między innymi do elektronicznego podpisywania umów i dokumentów zarówno w handlu jak i w sprawach cywilnych.
Oprócz tego bezpieczny podpis elektroniczny stosowany jest w korespondencji z urzędami państwowymi oraz podczas podpisywania pism przez te właśnie urzędy. Co więcej podpis elektroniczny znajduje zastosowanie do firmowania faktur, rejestrowania działalności gospodarczej czy nawet do składania wszelkiego rodzaju deklaracji takich jak deklaracje podatkowe czy celne. Można go również wykorzystać do podpisywania wszelkiego rodzaju wniosków do składanych w Krajowym Rejestrze Sądowym, a także do podpisywania raportów dla GIIF. Takie przykłady można mnożyć w nieskończoność gdyż kwalifikowany podpis elektroniczny ma niezwykle szerokie możliwości zastosowania w praktyce.
W obecnej chwili, na terenie kraju, działa tylko pięć firm, w których można nabyć zestawy do składania podpisu elektronicznego. Są to tak zwane kwalifikowane podmioty, które świadczą usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego. Przedsiębiorstwa takie zostały wpisane do rejestru prowadzonego przez kancelarię Ministra Gospodarki. Między innymi można nabyć http://codasolutions.pl/index.php/podpis_elektronicznypodpis elektroniczny Poznań czy w Warszawie.
Zakup podpisu elektronicznego przez przedsiębiorstwo można uznać za koszt prowadzący do uzyskania przychodu w ramach działalności gospodarczej podmiotu.
Podpisy elektroniczne są relatywnie kosztowne, jednak są też niezwykle wygodne w użytkowaniu. Najważniejsze dokumenty, o najwyższej randze poufności można dzięki temu wynalazkowi podpisać na odległość bez wychodzenia z biura.
Jest to niezwykle istotne w momencie gdy strony zawierające umowy lub podpisujące obustronnie ważne dokumenty lub decyzje administracyjne znajdują się w innych miejscowościach lub w innych krajach.
Bezpieczny podpis elektroniczny chwalą sobie zwłaszcza prezesi i kadra zarządzająca dużych spółek handlowych i międzynarodowych korporacji, zarówno w Polsce jak i na całym świecie.