Działania podjęte w celu efektywnego zarządzania czasem poprawiają twoją wydajność. Planując obowiązki jesteś w stanie wykonać ich więcej. Korzyści dostrzeżesz bardzo szybko. Przy organizacji czasu najważniejsza jest systematyczność i konsekwencja. Źle zorganizowana osoba podwaja wysiłek, a efekty jej pracy nie są zadowalające.
Organizację zaczyna się od opracowania szczegółowego planu. Zapisz wszystkie zadania, które musisz wykonać. Określ ile czasu musisz przeznaczyć na wykonanie każdego z nich. Dolicz czas przeznaczony na nieprzewidziane zadania. Ustal kolejność wykonywania zadań według priorytetów. Pamiętaj o uwzględnieniu czynności, które wykonujesz codziennie.
Sprawdzaj plan codziennie rano, aby pamiętać jakie zadania są do wykonania. Pod koniec dnia zaktualizuj go o czynności, które się wydarzyły i ewentualnie przenieś te, których nie udało ci się zrobić na inny dzień.
W kalendarzu warto umieszczać listę spotkań i listę zadań do wykonania. Wtedy dzień w pracy jest dokładnie zaplanowany. Informacje w nim zamieszczane powinny być szczegółowe. Wpisywać należy nie tylko informację o spotkaniu, ale też jego miejsce, godzinę rozpoczęcia i planowaną długość. Po pewnym czasie możemy zapomnieć o kluczowej informacji dotyczącej spotkania. Najlepiej kalendarz wypełniaj ołówkiem, aby poprawki były czytelne i nie wprowadzały chaosu.
Czasem zarządzaj systematycznie. Musisz być konsekwentny, w wykonywaniu zadań wyznaczonych w kalendarzu. Nie możesz odpuścić sobie żadnej czynności, ponieważ zaległości narastają.
Jeśli masz dokumenty, do których będziesz musiał wrócić, to zaznacz je w jakiś charakterystyczny sposób. Na przykład zakreśl markerem słowo lub tytuł, po którym od razu skojarzysz czego dotyczy dokument, bez konieczności czytania go w całości.
Internet jest pomocnym źródłem informacji. Ma jednak dużą wadę- bardzo wciąga. Jedna strona odsyła do kolejnej, a ty chcąc przez chwilę poszukać dokładniejszych informacji, tracisz dużo więcej czasu niż zamierzałeś. Ogranicz korzystanie z niego do minimum. Najlepiej rób to z zegarkiem w ręku lub ustawiając budzik.
Wykonuj wszystko dokładnie, tak aby do tego nie wracać. Wprowadzanie późniejszych poprawek zajmuje dużo więcej czasu niż wykonanie wszystkiego od razy w pełni dobrze.
Zachowaj porządek. Odkładaj wszystko na swoje miejsce, aby nie tracić niepotrzebnie czasu na poszukiwania np. potrzebnego dokumentu w stercie papierów.
Dużo czasu pożera niesprawna komunikacja. Informacja dostarczona z opóźnieniem uniemożliwia podjęcia decyzji na czas. Zdarza się, że poświęcasz czas na znalezienie jakiejś informacji, którą twój kolega z pracy już zna, ale nie podzielił się nią z tobą.
Sprawną organizację umożliwia dokładny podział zadań i obowiązków pomiędzy ludźmi na konkretnych stanowiskach. Zdarza się, że jedno zadanie wykonuje kilka osób, a wystarczyłoby, że zajmie się tym jedna. Zadania powinny być przypisane odpowiednim ludziom. Oczywiste jest, że osoba posiadająca wiedzę na dany temat zrobi to znacznie szybciej.