Zanim rozpoczniesz prowadzenie swojego biznesu, musisz dokonać formalnego zgłoszenia swojej działalności do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) - to centralny system prowadzony przez Ministra Gospodarki, stanowiący ogólnopolską bazę osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w Polsce i umożliwiający założenie firmy przez Internet (www.ceidg.gov.pl.).
I. CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej)
Zanim rozpoczniesz prowadzenie swojego biznesu, musisz dokonać formalnego zgłoszenia swojej działalności do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) - to centralny system prowadzony przez Ministra Gospodarki, stanowiący ogólnopolską bazę osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w Polsce i umożliwiający założenie firmy przez Internet (www.ceidg.gov.pl.).
W celu zgłoszenia firmy składasz wypełniony formularz zintegrowany CEIDG-1, który poza częścią główną składa się z dodatkowych wniosków CEIDG-MW, CEIDG-RB, CEIDG-RD, CEIDG-SC, CEIDG-PN, CEIDG-POPR.
We wniosku głównym CEIDG-1 podajesz m.in.:
• dane osobowe,
• nazwę firmy,
• adres działalności gospodarczej,
• datę rozpoczęcia działalności,
• rodzaje działalności zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD),
• przewidywaną liczbę osób zatrudnionych,
• formę, w jakiej będziesz opłacał podatek dochodowy,
• informacje o rodzaju prowadzonej dokumentacji rachunkowej oraz miejscu jej przechowywania,
• właściwy dla ciebie urząd skarbowy (jeżeli jako formę opodatkowania wybierzesz księgę przychodów i rozchodów lub ryczał ewidencjonowany, to podajesz urząd właściwy dla twojego miejsca zamieszkania, jeżeli wybierzesz opodatkowanie na podstawie karty – urząd zgodny z adresem siedziby głównej firmy, czyli miejscem w którym faktycznie jest wykonywana działalność),
• dane dotyczące rachunku bankowego związanego z prowadzoną działalnością (jeżeli taki posiadasz),
• informacje na temat udzielonego pełnomocnictwa do prowadzenia twoich spraw.
Część CEIDG-MW służy wskazaniu dodatkowych miejsc wykonywania działalności.
Wypełniasz ją, gdy działalność będziesz prowadził w więcej niż jednym miejscu, np. gdy będziesz miał kilka punktów usługowych. Dla potrzeb urzędu statystycznego, poza wskazaniem adresów dodatkowych miejsc wykonywania działalności, podaje się też osobno dla każdego z nich rodzaje wykonywanej działalności (kody PKD).
Część CEIDG-RD jest kontynuacją poprzednich części CEIDG-1 i CEIDG-MW.
Wypełniasz ją, jeżeli ilość rodzajów działalności, które podałeś w CEIDG-1, przekracza 9 (bo tylko na tyle kodów PKD jest miejsce w formularzu głównym) lub masz więcej niż dwa dodatkowe miejsca wykonywania działalności (bo tylko tyle możesz podać w formularzu CEIDG-MW).
Część CEIDG-RB dotyczy informacji na temat posiadanych rachunków bankowych i jest kontynuacją formularza głównego.
Wypełniasz go jedynie, gdy masz więcej niż jeden rachunek związany z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Część CEIDG-SC dotyczy udziału w spółkach cywilnych.
Wypełniasz go, jeżeli jesteś wspólnikiem w więcej niż jednej spółce cywilnej. Jeżeli prowadzisz jedną działalność w formie spółki cywilnej, informację taką podajesz w formularzu głównym.
Część CEIDG-PN dotyczy informacji o udzielonych pełnomocnictwach.
Wypełniasz go, gdy ustanowiłeś więcej niż jednego pełnomocnika. Wpisanie danych osoby do wniosku nie oznacza jego ustanowienia. Muszą to być pełnomocnicy już ustanowieni zgodnie z odrębnymi przepisami (np. Kodeks cywilny, Kodeks postępowania administracyjnego i inne).
Ostatnia część CEIDG-POPR służy dokonywaniu ewentualnych korekt błędów popełnionych przy wypełnianiu ww. części wniosku.
Wniosek CEIDG -1 jest jednocześnie:
1) wnioskiem o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON);
Po przesłaniu odpowiednich danych przez CEIDG do właściwego urzędu statystycznego, zostanie nadany twojej firmie numer REGON. Niepowtarzalny numer identyfikacyjny REGON jest nadawany osobie fizycznej tylko raz. Oznacza to, że nawet gdy zlikwidujesz działalność gospodarczą, ale po jakimś czasie będziesz chciał ponownie zacząć działać jako jednoosobowy przedsiębiorca, będziesz to robił pod niezmienionym numerem. W czasie, kiedy twoja firma będzie formalnie zamknięta, twój numer przechowywany będzie w zbiorze historycznym i nie będzie nadany żadnemu innemu podmiotowi.
Informację o twoim numerze REGON otrzymasz za pomocą wyszukiwarki CEIDG. Informacja taka udostępniana jest również na stronie internetowej GUS www.stat.gov.pl i jest to równoznaczne z potwierdzeniem dokonania wpisu w rejestrze REGON.
Urzędy statystyczne wydają zaświadczenia o nadanym numerze REGON wyłącznie na żądanie przedsiębiorcy, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od otrzymania żądania.
Numer REGON można sprawdzić na stronie www.stat.gov.pl/regon.
Nie masz obowiązku posługiwania się tym numerem w kontaktach urzędowych ani w obrocie gospodarczym. Nie musisz go również podawać na pieczątce czy drukach firmowych.
2) zgłoszeniem identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym na potrzeby NIP;
Każdy podatnik ma obowiązek posiadania Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP). W momencie zgłoszenia swojej jednoosobowej firmy do CEIDG, twój prywatny NIP automatycznie stanie się również NIP-em twojej firmy.
Zgodnie z zapisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej numerem tym masz obowiązek posługiwać się w obrocie prawnym i gospodarczym oraz umieszczać go we wszystkich oświadczeniach pisemnych. Numer NIP służy również twojej identyfikacji jako przedsiębiorcy we wszystkich rejestrach urzędowych, w tym również w CEIDG.
3) oświadczeniem o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych;
Oświadczenie o wyborze formy opodatkowania podatkiem PIT składasz we wniosku CEIDG. Tak więc jeszcze przed formalną rejestracją firmy musisz zdecydować, w jakiej formie będziesz rozliczał się z urzędem skarbowym.
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą będziesz mógł rozliczać się w jednej z czterech dostępnych form:
• karta podatkowa,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
• podatek według stawki liniowej,
• podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej.
Przed podjęciem decyzji sprawdź przede wszystkim dostępność poszczególnych form dla planowanego biznesu, może się bowiem okazać, że działalność, którą zamierzasz wykonywać, wyklucza możliwość rozliczania się za pomocą prostszych form, czyli kartą lub ryczałtem.
Decydując się na wybór opodatkowania na zasadach ogólnych, ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub podatku liniowego, zaznaczasz tylko odpowiednią rubrykę we wniosku CEDIG. Natomiast, jeżeli zdecydujesz się na kartę podatkową, to rejestrując firmę możesz dodatkowo dołączyć do wniosku CEDIG zgłoszenie na formularzu PIT-16.
Wyboru formy opodatkowania dokonujesz raz na cały rok kalendarzowy. Pamiętaj więc, aby była to decyzja przemyślana i poparta analizą finansową planowanego przedsięwzięcia, ponieważ zmiany na inną formę będziesz mógł dokonać dopiero po 1 stycznia następnego roku (będziesz miał na to czas do 20 stycznia). Nawet, jeżeli okaże się, że wybrany sposób opłacania podatku jest dla ciebie niekorzystny, nie będziesz mógł się z niego wycofać przed zakończeniem roku.
4) zgłoszeniem płatnika składek albo jego zmiany dla potrzeb ubezpieczeń społecznych;
CEIDG ma obowiązek przesłać odpowiednie dane do właściwej jednostki terenowej ZUS, która na podstawie danych zawartych w formularzu rejestracyjnym, sporządza pierwszorazowe dokumenty zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA oraz alternatywnie:
- ZUS ZBA – informacja o numerach bankowych płatnika składek (w przypadku, gdy dokonałeś zgłoszenia takiego numeru w formularzu CEIDG-RB),
- i/lub ZUS ZAA – adresy prowadzenia działalności przez płatnika składek (w przypadku, gdy w formularzu CEIDG-MW zgłosiłeś dodatkowe adresy wykonywania działalności gospodarczej).
CEIDG przesyła odpowiednie dane zawarte we wniosku CEIDG-1 wraz z informacją o dokonaniu wpisu do właściwego urzędu skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, nie później niż następnego dnia roboczego po dokonaniu wpisu.
Wniosek o wpis firmy do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej możesz złożyć:
1) za pośrednictwem strony internetowej www.ceidg.gov.pl;
Pierwszym krokiem jest zarejestrowanie się w systemie, następnie zalogowanie do CEIDG i wreszcie wypełnienie wniosku on-line. Przy jego wypełnianiu możesz posłużyć się kreatorem, który przeprowadzi cię „krok po kroku” przez całą procedurę lub dokonać tego przy użyciu tradycyjnego formularza CEIDG-1.
Wniosek będziesz mógł złożyć elektronicznie, ale tylko w sytuacji, gdy posiadasz kwalifikowany podpis elektroniczny, bądź podpiszesz go podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Profil zaufany jest bezpłatną metodą potwierdzania tożsamości obywatela w systemach elektronicznej administracji – to odpowiednik bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym. Aby uzyskać profil zaufany należy najpierw założyć konto na stronie www.epuap.gov.pl, a następnie potwierdzić swoje dane w jednym z punktów potwierdzeń, którymi są m.in. oddział ZUS, urząd skarbowy, urząd wojewódzki. Dokładne informacje na temat podpisu i możliwości jego uzyskania znajdują się na stronie Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej www.epuap.gov.pl, zakładka „profil zaufany”. Profilu zaufanego będziesz mógł używać nie tylko w celu rejestracji firmy, ale także przy okazji dokonywania wszelkich zmian we wpisie, jak również do załatwiania wielu spraw administracyjnych za pośrednictwem Internetu.
Istnieje możliwość złożenia wniosku bez konieczności posiadania podpisu elektronicznego i rejestracji w systemie. Wówczas w ciągu 7 dni od wypełnienia wniosku on-line na stronie www.ceidg.gov.pl należy wydrukować go i udać się do urzędu gminy w celu weryfikacji tożsamości i potwierdzenia wniosku.
2) w dowolnym urzędzie gminy/miasta/dzielnicy w Polsce, bez względu na twoje miejsce zamieszkania – osobiście lub listem poleconym (w przypadku przesłania wniosku listem poleconym, własnoręczny podpis złożony pod wnioskiem musisz potwierdzić notarialnie);
Jeżeli zdecydujesz się na osobiste złożenie wniosku o wpis do CEIDG, organ gminy potwierdzi twoją tożsamość oraz przyjęcie wniosku. Musisz mieć więc ze sobą dowód osobisty lub inny dokument potwierdzający tożsamość. Urząd ma obowiązek przekształcić wniosek na formę elektroniczną i przesłać go do CEIDG nie później niż następnego dnia roboczego od jego otrzymania.
Podsumowanie:
Zgłoszenia swojej firmy do CEIDG możesz dokonać na pięć sposobów, poprzez:
1. zalogowanie się do CEIDG, wypełnienie wniosku on-line i złożenie go elektronicznie (dot. tylko sytuacji posiadania jednego z podpisów, o których była mowa powyżej);
2. zalogowanie się do CEIDG, wypełnienie wniosku on-line, wydrukowanie i zaniesienie go do gminy;
3. bez logowania się do CEIDG, wypełnienie wniosku on-line, wydrukowanie i zaniesienie go do gminy;
4. pobranie i złożenie wniosku papierowego w urzędzie gminy/miasta/dzielnicy, który gmina przekształca na wniosek elektroniczny i przesyła do CEIDG;
5. przesłanie wniosku z poświadczonym notarialnie podpisem listem poleconym do dowolnie wybranego urzędu gminy, w tym przypadku również jest on przekształcany w gminie na wniosek elektroniczny i przesyłany do CEIDG.
Wpis firmy dokonywany jest nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do CEIDG poprawnego wniosku. Wpis zostaje dokonany z chwilą zamieszczenia danych w CEIDG.
Potwierdzenie złożenia wniosku otrzymasz na wskazany adres poczty elektronicznej.
Zarówno wpis do ewidencji działalności gospodarczej, jak i dokonanie zmian we wpisie są zwolnione z opłat. Nie są wydawane „papierowe” zaświadczenia o wpisie do CEIDG, mają one postać dokumentu elektronicznego albo wydruku ze strony internetowej CEIDG. Zaświadczeniem o wpisie jest wydruk ze strony internetowej CEIDG. Organy administracji publicznej nie mogą domagać się od ciebie okazywania, przekazywania lub załączania do wniosków zaświadczeń o wpisie.
Polska Klasyfikacja Działalności (PKD)
Jedną z informacji, jaką będziesz musiał podać we wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, jest określenie przedmiotu działalności zgodnie z kodami Polskiej Klasyfikacji Działalności 2007 (PKD).
Nie ma ograniczeń, co do ilości kodów wpisanych we wniosku. Teoretycznie mógłbyś więc podać nawet te, które nie będą powiązane z rzeczywiście prowadzoną działalnością. Działanie takie jednak nie ma większego uzasadnienia, ponieważ zakres wykonywanej działalności możesz rozszerzyć w dowolnej chwili. Zgłaszanie zmian, podobnie jak rejestracja, jest zwolnione z opłat.
W formularzu CEIDG-1 jako pierwszy powinieneś podać kod działalności głównej, przeważającej. Na kolejnych pozycjach pozostałe obszary działalności. Kod powinien składać się z czterech cyfr i litery i w takiej formie należy go podawać.
Polska Klasyfikacja Działalności dostępna jest m.in. na stronie Głównego Urzędu Statystycznego www.stat.gov.pl/klasyfikacje. Tam też znajdują się wyjaśnienia do 18 klasyfikacji, na podstawie których łatwiej będzie ci dopasować odpowiednie dla twojej
działalności kody PKD.
Polską Klasyfikację Działalności można znaleźć również na wielu innych stronach internetowych m.in. www.pkd-24.pl, www.klasyfikacje.pl.
Na stronie www.stat.gov.pl/klasyfikacje dostępna jest wyszukiwarka klasyfikacji, dzięki której, poprzez wpisanie odpowiedniej frazy, możesz szybko odnaleźć właściwy kod, bez konieczności zagłębiania się w lekturę całej klasyfikacji.
Jeżeli jednak zdecydujesz się na tradycyjny sposób poszukiwania odpowiedniego kodu PKD, to przeglądanie klasyfikacji rozpocznij od najwyższego poziomu, czyli przejrzenia sekcji, jest ich 21 i są opisane bardzo ogólnie, i wybierz tę odpowiadającą twojej działalności.
Przejdź następnie do części jej poświęconej i wybierz dział, który zawiera obszary działalności powiązane z tą planowaną przez ciebie. Znajdziesz tam się szczegółowe klasy i podklasy, spośród których musisz wybrać te najbardziej odpowiadające działalności twojej przyszłej firmy. Najniższy poziom, czyli podklasy są szczegółowo opisane, co zdecydowanie ułatwi ci dopasowanie zakresu działalności do odpowiedniego kodu PKD. Ostateczny kod powinien składać się z czterech cyfr i jednej litery.
Miejsce wykonywania działalności
Jeżeli swoją działalność będziesz wykonywał pod innym adresem niż miejsce zamieszkania, wówczas dodatkowo określasz to miejsce i podajesz jego adres. W formularzu jest to określone jako adres głównego miejsca wykonywania działalności. Jeżeli masz poza nim dodatkowe miejsca wykonywania działalności (siedziby/oddziały), musisz je podać w części CEIDG-MW wniosku. W sytuacji, gdy adres głównego miejsca wykonywania działalności jest taki sam, jak twój adres zamieszkania, rubryki 10 wniosku CEIDG-1 nie wypełniasz.
Data rozpoczęcia działalności
Zgodnie z zapisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej już w dniu złożenia wniosku do CEIDG możesz rozpocząć działalność gospodarczą i dokonywać wszelkich czynności związanych z prowadzeniem firmy.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy twoja działalność objęta jest jakąś formą reglamentacji i wymaga wcześniejszego uzyskania wpisu w odpowiednich rejestrach, uzyskania zezwolenia lub koncesji. W takiej sytuacji działalność możesz rozpocząć dopiero po ich uzyskaniu.
Pamiętaj, że samo wypełnienie wniosku na platformie www.ceidg.gov.pl nie jest tożsame z jego złożeniem. Wniosek uważa się za złożony, jeżeli został on podpisany. Będzie tak w sytuacji, gdy posiadasz podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP. Natomiast jeżeli nie dysponujesz takimi podpisami, a zarejestrujesz firmę w systemie, będziesz musiał w ciągu 7 dni, liczonymi od dnia wypełnienia elektronicznie wniosku, zgłosić się do urzędu gminy z wydrukowanym i własnoręcznie podpisanym formularzem CEIDG-1, w celu jego złożenia i potwierdzenia twojej tożsamości. Dopiero ten dzień będzie formalnie dniem złożenia wniosku, czyli może być traktowany jako dzień rozpoczęcia działalności.
Jeżeli w ciągu 7 dni nie dopełnisz obowiązku dokończenia procesu rejestracyjnego, wypełniony przez ciebie wniosek w Centralnej Ewidencji zostanie automatycznie usunięty z bazy i całą procedurę będziesz musiał rozpocząć od początku.
Aby rozpocząć działalność nie musisz czekać na uzyskanie zaświadczenia o wypisie do CEIDG, ponieważ takie zaświadczenia nie są już wystawiane i mają one postać dokumentu elektronicznego. Jeżeli zajdzie potrzeba, zaświadczenie możesz wydrukować bezpośrednio ze strony www.ceidg.gov.pl.
Możliwość startu firmy w dniu złożenia wniosku jest jednak tylko danym ci przywilejem, a nie obowiązkiem, dlatego nic nie stoi na przeszkodzie, abyś jako datę początku swojej działalności wskazał późniejszy termin niż dzień złożenia wniosku.
Pamiętaj, że od dnia podanego jako dzień rozpoczęcia działalności w formularzu CEIDG-1, powstanie obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne i rozliczania się z urzędem skarbowym.
II. Zakład Ubezpieczeń Społecznych
Składając wniosek CEIDG-1, zgłosiłeś już swoją firmę jako płatnika składek, ale dodatkowo w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności masz obowiązek zgłosić do ubezpieczeń siebie. Dokonasz tego, składając w jednostce ZUS właściwej ze względu na siedzibę twojej firmy:
• formularz ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń osoby ubezpieczonej) – w przypadku, gdy podlegasz obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu; ma to miejsce zawsze, gdy nie są opłacane za ciebie składki na ubezpieczenia z innych tytułów (np. umowy o pracę),
• lub ZUS ZZA (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego) - jeżeli podlegasz wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu; ma to miejsce w sytuacji, gdy następuje zbieg tytułów do ubezpieczeń, czyli poza prowadzeniem firmy, osiągasz z umowy o pracę czy umowy zlecenia dochody powyżej minimalnego wynagrodzenia, od których odprowadzane są składki na ubezpieczenia społeczne. Ubezpieczenie zdrowotne jest zawsze obowiązkowe.
Nie ma konieczności osobistej wizyty w siedzibie ZUS, ponieważ oba formularze możesz przesłać w formie elektronicznej, jeżeli posiadasz podpis elektroniczny, lub papierowej za pośrednictwem poczty. Oczywiście możesz je również złożyć bezpośrednio w jednostce terenowej ZUS.
Jeżeli zatrudnisz pracowników, każdego z nich będziesz musiał zgłosić na formularzu ZUS ZUA, podobnie osobę współpracującą, czyli małżonka, dzieci, rodziców, jeżeli pomagają przy prowadzeniu twojej działalności gospodarczej i jednocześnie pozostają z tobą we wspólnym gospodarstwie domowym.
W sytuacji, gdy własna firma będzie twoim jedynym tytułem do ubezpieczeń, jako przedsiębiorca będziesz podlegał obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu, a dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu.
O ile do ubezpieczeń społecznych musisz się zgłosić w ciągu 7 dni, to do ubezpieczenia chorobowego, jako nieobowiązkowego, możesz przystąpić w dowolnym terminie. Opłacanie składek na ubezpieczenie chorobowe, daje ci prawo do skorzystania ze świadczeń w przypadku choroby, macierzyństwa oraz choroby dziecka.
Pamiętaj jednak, że dzień przystąpienia do tego ubezpieczenia nie oznacza, że automatycznie możesz dostać zasiłek chorobowy, czyli zachorować i z tytułu niezdolności do pracy pobierać zasiłek z ZUS. Prawo takie przysługuje ci dopiero po upływie 90 dni nieprzerwanego i terminowego opłacania składek. Zapłacenie składki z opóźnieniem czy też w niepełnej wysokości, skutkuje ustaniem ubezpieczenia, co oznacza, że 90 dniowy okres wyczekiwania jest liczony od początku.
Zasiłek opiekuńczy, czyli świadczenia z tytułu opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, przysługuje bez okresu wyczekiwania.
Minimalna podstawa, od której obliczane są składki na ubezpieczenia społeczne nie może być niższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Składka w takiej wysokości obowiązuje przez cały rok kalendarzowy.
Jeżeli otworzysz działalność po raz pierwszy lub ponownie, ale po upływie co najmniej 60 miesięcy od zamknięcia poprzedniego biznesu, będziesz miał prawo do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne od kwoty wynoszącej 30% obowiązującego w danym roku minimalnego wynagrodzenia. Taka ulga będzie przysługiwała ci przez 24 miesiące od dnia rozpoczęcia działalności.
Składkę na ubezpieczenie zdrowotne będziesz musiał opłacać w takiej samej wysokości, co przedsiębiorca prowadzący długoletnią działalność. Oblicza się ją od podstawy, która nie może być niższa niż 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale poprzedniego roku kalendarzowego.
Tak więc bez względu na to, czy dopiero zaczynasz prowadzenie firmy, czy robisz to już kolejny rok, obowiązuje cię taka sama minimalna składka na ubezpieczenia zdrowotne.
Prowadząc działalność masz obowiązek obliczać i rozliczać składki należne na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz Fundusz Pracy (jeżeli nie przysługują ci preferencje w opłacaniu składek) w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz opłacać składki za każdy miesiąc kalendarzowy do 10 dnia następnego miesiąca (jeżeli opłacasz składki tylko za siebie), lub do 15 dnia następnego miesiąca (gdy opłacasz je również za inne osoby).
III. Urząd Skarbowy – zgłoszenie rejestracyjne na potrzeby podatku VAT
Jako przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą masz prawo do skorzystania ze zwolnienia z podatku VAT, do momentu przekroczenia w ciągu roku wartości sprzedaży w wysokości 150 tys. zł, bądź proporcjonalnie niższej, gdy działalność rozpoczniesz w trakcie roku. Pamiętaj jednak, że jeżeli nie będziesz „vatowcem”, czyli zarejestrowanym podatnikiem VAT, nie będziesz mógł wystawiać faktur VAT, jak również rozliczać podatku VAT.
Jeżeli będziesz chciał zrezygnować z przysługującego ci zwolnienia, możesz tego dokonać zarówno przed rozpoczęciem działalności, jak i w trakcie jej prowadzenia (przed początkiem miesiąca, w którym zamierzasz zrezygnować ze zwolnienia). W tym celu musisz złożyć formularz rejestracyjny VAT-R lub VAT-RU – jeżeli będziesz dokonywać transakcji z podmiotami z innych państw Unii Europejskiej. Koszt rejestracji wynosi 170 zł.
Zgłoszenia dla potrzeb podatku VAT dokonujesz w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce wykonywania czynności opodatkowanych, czyli miejsce wykonywania działalności.
Przykład:
Jeżeli mieszkasz np. w Piasecznie i tam też prowadzisz działalność, to zarówno podatek dochodowy, jak i podatek VAT płacisz w urzędzie skarbowym w Piasecznie. Natomiast jeżeli mieszkasz w Piasecznie, ale działalność prowadzisz w Warszawie (np. sklep), wówczas urzędem skarbowym właściwym dla potrzeb płacenia podatku dochodowego jest urząd w Piasecznie, ale z podatku VAT rozliczysz się w urzędzie w Warszawie. Jeżeli zaś działalność prowadzisz na terenie kilku urzędów skarbowych (np. masz sklepy w różnych dzielnicach Warszawy i Piasecznie), to podatek VAT powinieneś płacić w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na twoje miejsce zamieszkania.
IV. Pieczątka firmowa
Chociaż nie jest to uregulowane żadnymi przepisami, warto posiadać firmową pieczątkę. Ułatwia ona kontakty zarówno z innymi przedsiębiorcami, jak i urzędami, np. skarbowym. Posiadanie pieczątki pomocne jest również przy zakładaniu rachunku bankowego – banki często wymagają, aby przedsiębiorca ją posiadał.
Na pieczątce, oprócz danych dotyczących nazwy firmy i jej siedziby, umieszcza się również NIP, możesz także podać numer REGON, chociaż jak to zostało wcześniej opisane, nie jest on już wymagany w obrocie gospodarczym.
V. Rachunek bankowy
W polskim systemie prawnym nie ma przepisu nakładającego bezwzględny obowiązek posiadania przez przedsiębiorcę rachunku bankowego. Posiadanie konta jest jednak wymagane do przeprowadzania określonych typów transakcji czy płatności.
I tak rachunek bankowy musisz mieć koniecznie, gdy:
- zawierasz transakcje z innym przedsiębiorcą, a jednorazowa wartość tej transakcji przekracza równowartość 15.000,00 euro,
- jesteś małym, średnim lub dużym przedsiębiorcą (w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, czyli przedsiębiorcą zatrudniającym co najmniej 10 pracowników, którego roczny obrót netto ze sprzedaży przekroczył 2 miliony euro), prowadzącym księgi rachunkowe lub księgi przychodów i rozchodów, do dokonywania płatności podatków do US, a także składek do ZUS.
Natomiast prowadząc działalność na niewielka skalę, jako mikroprzedsiębiorca (zatrudnienie poniżej 10 osób i obroty nieprzekraczające w skali roku 2 milionów euro), należne podatki możesz opłacać w kasie urzędu lub przekazem pocztowym, natomiast składki na ZUS w formie przekazu pocztowego. Nie ma też przeszkód, abyś na potrzeby prowadzonej firmy wykorzystywał swoje konto osobiste, chyba że wewnętrzny regulamin banku, w którym masz konto, wyraźnie tego zabrania.
Warto jednak, choćby ze względów praktycznych (np. przelewy do US i ZUS, rozdzielenie wydatków firmowych od prywatnych), posiadać konto firmowe lub przynajmniej odrębny od używanego do celów prywatnych, rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy.
Jeżeli zdecydujesz się na otwarcie rachunku firmowego, prawdopodobnie będziesz poproszony przez bank o przedstawienie zaświadczenia o wpisie twojej firmy do ewidencji działalności gospodarczej, numeru NIP czy REGON. Wynikać to będzie jednak z wewnętrznych przepisów banków, a nie z ogólnych wymagań, ponieważ nie istnieje przepis, który by nakładał na ciebie takie obowiązki.
Dla większej wygody warto zdecydować się na otwarcie rachunku w banku, który ma system bankowości elektronicznej, a tym samym daje możliwość zarządzania kontem i dokonywania transakcji przez Internet czy telefon.
Niezwykle ważne jest również porównanie propozycji wielu banków, ponieważ ich oferta jest bardzo zróżnicowana. Niejednokrotnie może się też okazać, że produkt dedykowany przedsiębiorcom jest atrakcyjniejszy, niż ten skierowany do indywidualnych odbiorców, i bardziej korzystne okaże się założenie tzw. firmowego rachunku.
Należy zwracać szczególną uwagę na:
- koszty prowadzenia rachunku,
- opłaty za otwarcie i miesięczną obsługę rachunku,
- przelewy do ZUS i US,
- przelewy w obrębie banku i do innych banków,
- prowizje za wypłaty z bankomatów,
- koszty wydania karty,
- dostępność linii kredytowej,
- opłaty za wpłaty gotówki w oddziale banku itp.
VI. Państwowa Inspekcja Pracy i Państwowa Inspekcja Sanitarna – zgłoszenie pracodawcy
Jeżeli od początku prowadzenia działalności będziesz zatrudniał w swojej firmie pracowników na podstawie umowy o pracę, to jako pracodawca masz obowiązek w ciągu 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności zawiadomić na piśmie właściwego ze względu na siedzibę firmy inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności.
Pamiętaj, że obowiązek złożenia zawiadomienia powstaje w momencie, gdy zatrudniasz pierwszego pracownika na podstawie umowy o pracę. Tak więc w sytuacji, gdy będziesz angażował wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umów zlecenia czy o dzieło, bądź nie będziesz miał w swojej firmie zatrudnionych żadnych pracowników, nie musisz rozpoczęcia działalności gospodarczej zgłaszać w inspekcji pracy.
Zgłoszenia możesz dokonać przesyłając do jednostki terenowej Państwowej Inspekcji Pracy Kartę Zgłoszenia Pracodawcy w formie papierowej lub wypełnić elektroniczny formularz zgłoszeniowy na stronie www.pip.gov.pl.
Do Państwowej Inspekcji Sanitarnej zgłaszasz swoją firmę, składając Kartę Zgłoszenia Pracodawcy w formie papierowej.
Bez względu na miejsce wykonywania działalności gospodarczej, zgłoszenia możesz dokonać elektronicznie poprzez stronę www.zgloszenia.pip.gov.pl.
