Przy tworzeniu pisma urzędowego powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na styl. Charakteryzuje się on prostotą, czyli unikaniem zdań wielokrotnie złożonych, czy poruszaniem wielu wątków jednocześnie. Ponadto zobowiązuje nas do używania formy bezosobowej oraz strony biernej, np. W efekcie zastosowania niewłaściwego materiału ochronnego, przedmiot został zniszczony podczas przewozu.
Nie powinno się również nadmiernie ubarwiać tekstu zwrotami emocjonalnymi, np. „strasznie zaniepokojony”. Określenie sedna sprawy to klucz do dobrego i czytelnego tekstu. Piszmy zwięźle, krótko i na temat. Istotnym aspektem sporządzania pism prawnych jest umiejętne i uprzejme zwrócenie się do adresata. Może mieć to decydujący wpływ na osiągnięcie obranego celu. Nie bójmy się używać zwrotów grzecznościowym na początku i końcu pisma, ale również w obrębie tekstu. Pokażmy się z kulturalnej strony, życzliwie sugerując to, jak ważna jest dla nas pozytywna odpowiedź. Nasz dokument musi być napisany starannie, na czystej kartce. Zawsze sprawdzajmy pisownię z uwzględnieniem zasad ortografii i poprawności stylistycznej.
Dobrze napisane pismo powinno zawierać w nagłówku podstawowe dane nadawcy, (w przypadku firmy jej nazwę), numer telefonu i adres, datę i miejsce sporządzenia dokumentu. Pamiętajmy, że w pismach urzędowych nazwa miesiąca musi być napisana słownie. W tego typu pismach uwzględnia się również numer sprawy zwany sygnaturą. Ułatwia to prowadzenie dokumentacji oraz w przypadku ponownego kontaktu odnalezienie poprzednich dokumentów. Treść pisma powinna być podzielona na akapity, a pod tekstem powinien widnieć własnoręczny podpis danej osoby i pieczątka. Jeżeli dokument posiada załączniki, powinno się je wyszczególnić na końcu dokumentu.
