Bs4 intranet dla firm szkoleniowych nr 170250

Oprogramowanie bs4 intranet do doskonały system informatyczny do kompleksowego zarządzania firmą organizującą szkolenia lub konferencje.

Wdrożenie programu daje następujące korzyści:

• Wyślij e-mail
• Wyślij e-mail
• Wyślij e-mail
• Wyślij e-mail

W programie bs4 intranet w przeciwieństwie do wielu innych programów wspierających zarządzanie firmą skupiono się na wsparciu dla organizacji przedsięwzięć, komunikacji z klientami, koordynowaniu pracy zespołowej. Kwestie formalne takie jak fakturowanie również są realizowane przez program, ale jest to jedynie element programu, z którego korzysta się w kontekście procesów realizowanych w firmie.

Producent oprogramowania - bs4 business solutions sp.z o.o. przygotował kompletną ofertę dla firm z branży - przewidział różne Wyślij e-mail - zależnie od potrzeb i wielkości Państwa przedsiębiorstwa.

Na wszystkie pytania chętnie odpowie konsultant bs4 i w przypadku dalszego zainteresowania osobiście zaprezentuje system w siedzibie Państwa firmy.

 

Zarządzanie informacją o potencjalnych i potwierdzonych uczestnikach szkoleń

Program bs4 intranet pozwala zbierać informacje o wszystkich potencjalnych lub już potwierdzonych uczestnikach każdego szkolenia, konferencji lub targów. Każdy uczestnik posiada swój status w danym szkoleniu np.:

• wstępne zapytanie
• wysłano ofertę
• udział potwierdzony
• wziął udział
• zrezygnował

W osobnym polu przy każdej osobie wskazujemy charakter, w jakim osoba jest uczestnikiem, np.:

• płatny uczestnik
• przedstawiciel sponsora
• wolny słuchacz
• barter

Jeżeli osoba nie zdecyduje się na udział możemy wybrać przyczynę rezygnacji np. za wysoka cena, zły termin, tematyka szkolenia.

Dla każdego szkolenia wskazujemy powiązanych z nim uczestników.  Pełne informacje o tych osobach są wprowadzane jednorazowo w kartotekach kontrahentów. W kartotekach kontrahentów znajdują się dane kontaktowe, ich dane marketingowe (np. źródło pozyskania, branża, potencjał, faza współpracy). Każdy kontrahent może mieć wprowadzonych wielu swoich pracowników, którzy mogą brać udział w różnych naszych szkoleniach. Dla każdej osoby widzimy w programie historię kontaktów (np. notatki z rozmów telefonicznych i wizyt) a także zaplanowane zadania.


Fakturowanie uczestników

W karcie szkolenia możemy wybrać, których użytkowników chcemy zafakturować. Możemy zaznaczyć wszystkich, którzy np. potwierdzili już uczestnictwo. Program automatycznie wstawia na fakturę odpowiednią usługę, cenę i termin płatności. Po wystawieniu faktury mamy na stronie szkolenia informację przy każdym użytkowniku, czy faktura została już wystawiona.


Import zapytań ze strony www

Jeżeli opisujemy oferowane szkolenia na stronie www, to zapytania od potencjalnych klientów mogą pojawiać się w programie bs4. W tym celu webmaster musi odpowiednio oprogramować formularz na stronie Wyślij e-mail wysyłał on e-maile do programu bs4.


Zarządzanie szkoleniami

Rozbudowana karta szkolenia umożliwia wprowadzanie informacji nie tylko o szkoleniu ale przede wszystkim o szkoleniu lub konferencji:

• nazwa szkolenia
• termin i miejsce szkolenia
• trenerzy prowadzący szkolenie
• materiały merytoryczne w postaci plików dla uczestników
• materiały reklamowe

Każda organizowane szkolenie lub konferencja może znajdować się w określonej fazie organizacyjnej. Przykładowo:

• analiza zapotrzebowania - gdy sprawdzamy czy na dane szkolenie będzie popyt rynkowy.
• do zatwierdzenia - gdy kierownik ma podjąć decyzję co do organizacji szkolenia lub konferencji.
• w organizacji - gdy zapadła pozytywna decyzja co do organizacji i zajmujemy się organizowaniem trenerów, sali szkoleniowej.
• pozyskiwanie - gdy prowadzimy działania marketingowe w celu pozyskania uczestników.
• rozliczanie - gdy szkolenie się zakończyło i zamykamy rozliczenia związane z przedsięwzięciem.
• zakończone.
• anulowane.

Zależnie od etapu na którym się znajduje organizacja przedsięwzięcia, różni użytkownicy programu widzą na swojej stronie startowej dane szkolenie. Mogą być również różne ich uprawnienia do edycji lub podglądu poszczególnych informacji związanych ze szkoleniem.


Kalendarz planowanych szkoleń (konferencji)

Jeżeli organizujemy wiele szkoleń, do dyspozycji mamy kalendarz poglądowy, który pokazuje nam organizowane przedsięwzięcia w poszczególnych dniach miesiąca. Po kliknięciu na nazwę szkolenia przechodzimy do karty szkolenia.


Zarządzanie informacjami o szkoleniach powtarzalnych

Jeżeli organizujemy szkolenia lub przedsięwzięcia powtarzalne, o tej samej tematyce i treści, to program umożliwia zdefiniowanie im odrębnych kartotek, w których wprowadzamy stałe treści związane z przedmiotem szkolenia - pliki z materiałami merytorycznymi do wydruku, materiały reklamowe. Wtedy otwierając w programie każdą edycję danego szkolenia nie powtarzamy już tych treści, a jedynie wskazujemy odwołanie do odpowiedniego produktu szkoleniowego.


Kalkulacja kosztów imprezy i rentowności

Program pozwala skonfigurować w karcie szkolenia uproszczony formularz budżetowania przedsięwzięcia. Możemy zdefiniować rodzaje kosztów jakie planujemy ponieść i faktycznie ponieśliśmy. Np.:

• koszty trenerów
• delegacje i noclegi
• wynajem sali i wyżywienie
• reklama w mediach
• telemarketing
• różne koszty

Program sumuje koszty planowane a później rzeczywiste w miarę jak użytkownicy uzupełniają poszczególne pozycje.
Jako przychody planowane program mnoży cenę szkolenia dla 1 osoby razy planowana ilość uczestników.
Jako przychody rzeczywiste program sumuje faktury powiązane z danym szkoleniem.


Rejestracja działań i planowanie zadań

Każdy telefon, wysłany e-mail lub wydrukowane pismo - wykonane w ramach organizacji szkolenia - można zarejestrować w programie bs4 intranet i później przeglądać w historii zdarzeń związanych ze szkoleniem.
Można również zlecać sobie lub współpracownikom zadania do wykonania, powiązane z poszczególnymi szkoleniami. Zadania te będą widoczne w kalendarzach poszczególnych pracowników naszej firmy a także później będzie można przeglądać je wraz z ich statusem w karcie szkolenia (np. co pozostaje przez kogo do wykonania). Jeżeli jakieś zadanie jest opóźnione w realizacji, program może przypominać o tym komunikatem wykonawcy i osobie, która je zleciła.


Ofertowanie

Dzięki mechanizmowi rozbudowanych szablonów program bs4 pozwala w szybki sposób generować oferty i e-mailować lub drukować je do zainteresowanych klientów. Po wybraniu szablonu program wypełnia pismo automatycznie danymi klienta i opisem szkolenia, którego dotyczy oferta. Wydruk oferty lub przesłanie e-mailem zostaje automatycznie zarejestrowane w historii kontaktów z klientem.


Przypominanie e-mailowe uczestnikom o szkoleniu

Uczestnicy szkolenia z pewnością docenią jeśli przypomnimy im z określonym wyprzedzeniem o szkoleniu, na które się zapisali. Program umożliwia rozesłanie spersonalizowanych e-maili za pomocą kilku kliknięć. Każdy e-mail będzie zawierać dane osobowe adresata i podstawowe informacje o szkoleniu.


Wydruk identyfikatorów i dyplomów

Jeżeli uczestnikom szkolenia lub konferencji trzeba wydrukować identyfikatory, dyplomy lub certyfikaty ukończenia kursu, to można to zrobić w programie bs4 intranet za pomocą kilku kliknięć. Z poziomu strony z uczestnikami szkolenia wystarczy w programie zaznaczyć osoby, dla których chcemy wydrukować certyfikaty. Następnie wskazujemy jeden ze zdefiniowanych wcześniej szablonów i program hurtowo drukuje spersonalizowane pisma.


Wysyłanie podziękowań i próśb o referencje

Po szkoleniu warto wysłać osobom, które wzięły udział w organizowanej przez nas imprezie, podziękowania przez e-mail. Szczególnie, że program bs4 pozwala zrobić to w łatwy i szybki sposób a e-maile nic nas nie kosztują. Możemy poprosić w nich o referencje i zaprosić do udziału w kolejnych edycjach. Alternatywnie przy aktywnym module SMS-owym możemy rozsyłać hurtowo SMS-y.


Odbiór i wysyłka e-maili

Program bs4 pozwala nie tylko wysyłać e-maile indywidualne lub robić kampanie mailingowe do klientów, ale także może stać się podstawowym programem do odbioru i wysyłki e-maili w Państwa firmie. Wtedy wszystka korespondencja e-mailowa od klientów jest zapisywana w jednej bazie danych programu bs4, w kartotekach poszczególnych kontrahentów, w powiązaniu do konkretnych szkoleń przez nas realizowanych. Usprawnia to przepływ informacji w firmie, gdyż niezależnie do kogo u nas napisał klient, inni współpracownicy zgodnie ze swoimi uprawnieniami mogą poznać te ustalenia. Jeżeli mamy więcej informacji w rozmowie z klientem, mamy większe szanse na sprzedaż i jego zadowolenie z obsługi.


Import kontaktów z baz adresowych i telemarketing

Program bs4 posiada funkcjonalność importu baz klientów z formatów Excel, CSV - np. zakupionych od firm oferujących dane teleadresowe. Po zaimportowaniu danych możemy przydzielać firmy poszczególnym handlowcom lub telemarketerom, którzy próbują pozyskać te firmy jako klientów. Wszystkie telefony do tych klientów, maile z ofertami, mogą być rejestrowane w programie bs4 przez użytkowników aby ustalić efektywność naszych działań.


demo dla firm szkoleniowych:
Wyślij e-mail

login i hasło poda nasz konsultant
Wyślij e-mail
Wyślij e-mail

Zapraszam serdecznie do kontaktu poprzez formularz.
Oddzwonię lub odpiszę niezwłocznie.