ArchiDoc - Elektroniczne repozytorium dokumentów nr 6302

System repozytoryjny

Repozytorium dokumentów jest „magazynem” wszelkiego typu dokumentów. Są to zarówno elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów papierowych, dokumenty elektroniczne (e-maile wraz z różnego typu załącznikami), dane (na przykład z systemów informatycznych przedsiębiorstwa), pliki dźwiękowe (nagrane rozmowy telefoniczne) czy wideo (filmy).

Podstawowe zalety zastosowania elektronicznego repozytorium dokumentów:

Bezpieczeństwo

- wersjonowanie dokumentów – oprogramowanie repozytoryjne automatycznie zapisuje daty modyfikacji i nowe wersje dokumentów, dzięki współpracy z systemami pamięci masowych wyposażonych w moduły WORM (write once read many). Podnosi to znacznie poziom bezpieczeństwa dokumentów, a kierownictwo firmy ma gwarancję, że do raz zaakceptowanych dokumentów nie zostaną wprowadzone żadne niekontrolowane zmiany. 

- profile użytkowników – dzięki ich wprowadzeniu rozwiązania repozytoryjne pozwalają zatrzymać w firmie poufne informacje. Dzięki zastosowaniu odpowiednich modułów można przydzielać prawa i zakazy dostępu do pliku oraz przebiegu procesu pobierania do użytku. Istnieje też możliwość ustalania reguł określających gromadzenie i usuwanie dokumentów czy zapewnienie bezpiecznego zdalnego do nich dostępu.

- zarządzanie zasobem informacyjnym korespondencji e-mailowej – Dzięki ścisłej integracji systemu repozytoryjnego z systemem pocztowym czy pracy grupowej mechanizm archiwizowania, indeksowania i wyszukiwania obejmuje nie tylko zawartość dokumentów, ale też korespondencji (e-mail), komunikatora czy elektronicznego kalendarza. Takie rozwiązanie zabezpiecza przed utratą danych i informacji w momencie odejścia pracownika z firmy. Nawet jeśli usunie on całą swoją korespondencję z serwera, nadal można mieć do niej dostęp poprzez moduł archiwizacji poczty e-mail.

Łatwość użycia

- Wyszukiwanie - repozytorium dokumentów ma znacznie bardziej rozbudowane funkcje wyszukiwania niż wyszukiwarka systemu operacyjnego zainstalowanego w komputerze czy mechanizm wyszukiwania w aplikacjach poczty elektronicznej. Zastosowanie systemu repozytoryjnego umożliwia odnajdowanie plików za pomocą indeksów (czyli danych jednoznacznie opisujących dokument, jak na przykład: numer klienta, numer teczki klienta, numer sprawy , nazwa firmy, data podpisania umowy). Pól indeksowych może być wiele. Za ich pomocą można łatwo odnaleźć wszystkie informacje dotyczące danego klienta i danej sprawy (umowę, załączniki, aneksy, korespondencję, pisma zabezpieczające). System repozytorium elektronicznego może być też wzbogacony o wyszukiwanie pełnotekstowe, czyli poprzez zawartość samych dokumentów. Czas wyszukania zależy wówczas wyłącznie od ilości zgromadzonych dokumentów i od zastosowanej technologii (rodzaj platformy, rodzaj bazy danych indeksów, system operacyjny).

- współdzielenie informacji - współczesne systemy do zarządzania dokumentami mają wbudowane możliwości nadawania szczegółowych uprawnień do współdzielenia informacji- pojedynczych dokumentów czy całych folderów.

Oszczędność

Wprowadzenie systemu repozytoryjnego wymusza pracę z dokumentem elektronicznym. Dokumenty papierowe po wpłynięciu do firmy są skanowane i wprowadzane do systemu repozytoryjnego. Pozwala to znacznie zredukować koszty związane z ich dalszym  kopiowaniem czy drukowaniem .

System repozytoryjny może zasilać obrazami specjalistyczne aplikacje realizujące określone zadania w firmie, dzięki czemu nie trzeba go wielokrotnie zapisywać i można zaoszczędzić miejsce na serwerze.