Pakowanie korespondencji - kopertowanie nr 9356

DRUKOWANIE PISM

PERSONALIZACJA PISM

    To proces mający na celu zindywidualizowanie każdego dokumentu w taki sposób, aby umożliwić jego wysyłkę zarówno do właściwego odbiorcy jak pod właściwy adres. Kontrahent przesyła do eSolution elektroniczną bazę zawierającą wykaz adresatów wraz z danymi adresowymi oraz szablon dokumentu, który ma treścią dokumentu.
    Cały proces personalizacji odbywa się całkowicie przy użyciu narzędzi informatycznych, gwarantujących całkowite bezpieczeństwo przekazanych danych.
    Poza wymienionymi powyżej informacjami jak: określenie odbiorcy i adresu jego siedziby lub zamieszkania, istnieje możliwość wprowadzania dodatkowych zmiennych w postaci np.: numerów umów, sald zadłużenia i innych informacji mających na celu sporządzenie korespondencji dostosowanej do konkretnego adresata.

KOPERTOWANIE KORESPONDENCJI

    Spersonalizowane i wydrukowane dokumenty są w następnej kolejności pakowane w koperty. Urządzenia jakimi dysponujemy, marki Pitney Bowes, umożliwiają falcowanie – czyli precyzyjne składanie stron wydruku umożliwiające następnie ich umieszczenie w kopercie. W zależności od rodzaju używanych kopert, maszyna falcuje tak dokumenty, aby pasowały do używanego wzoru.
    Pakowanie gotowych pism jest realizowane według z góry określonych założeń. Nasze urządzenia dają możliwość komponowania w jednym cyklu, korespondencji o różnej ilości i zawartości dokumentów. Daje to możliwość wprost nieograniczonego przygotowania, w bardzo krótkim czasie korespondencji o dowolnie  modelowanej treści.

WYSYŁKA

    Wydrukowana,spersonalizowana i spakowana korespondencja w formie listów poleconych jest wprowadzenia do książki nadawczej oraz dostarczana do urzędu pocztowego.
    eSolution oferuje standardowo książka nadawcza w wersji elektronicznej, zawierającą poza spisem wszystkich nadanych przesyłek potwierdzenie ich nadania. Uzupełniona o informacje o ewentualnych zwrotach książka nadawcza przesyłana jest kontrahentom po zakończeniu okresu obsługi danej partii korespondencji.

W zakresie sposobu realizacji wysyłki pocztowej, oferujemy dwa warianty:

• przesyłkę dostarczamy do dowolnie wybranego przez klienta miejsca (biuro, oddział) i   ten sam dokonuje wysyłki poprzez własny urząd pocztowy,
• przesyłkę realizujemy poprzez urząd pocztowy, z którym została podpisana stosowna umowa.

    W pierwszym z wymienionych wariantów kontrahent musi samodzielnie zająć się opłaceniem przesyłek (stawka VAT 0%), dostarczeniem całej korespondencji do urzędu oraz samodzielnym przygotowaniem książki nadawczej w przypadku przesyłek poleconych.
    Wariant drugi przenosi na eSolution odpowiedzialność za wszelkie czynności związane z opłaceniem wysyłki oraz dostarczeniem całej korespondencji do właściwego urzędu pocztowego. W tym wariancie dodatkowo opracowujemy tzw. elektroniczną książkę nadawczą, która po jej potwierdzeniu w urzędzie pocztowym poprzez podpisanie i opieczętowanie zostaje przesłana do kontrahenta.
    W przypadku, gdy nadawcą jest - na zlecenie kontrahenta - eSoluton usługa opłaty pocztowej opodatkowana jest 22% stawką VAT. Jest to korzystne rozwiązanie szczególnie dla podatników korzystających z odliczeń podatku VAT.

USŁUGI DODATKOWE

• raport zwrotów - elektroniczne zestawienie informujące, że o doręczeniu korespondencji, lub  w przypadku zwrotu - jego data oraz powód niedoręczenia przesyłki. 
• skany potwierdzeń doręczeń (dla przesyłek za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) - w przypadku zainteresowania końcowym raportem doręczeń oraz potrzeby bieżącego monitorowania statusu przesyłek „ZPO” oferujemy możliwość podglądania skanów potwierdzeń doręczeń poprzez bezpieczny dostęp on-line. Skany aktualizowane są codziennie, a na koniec okresu obsługi przekazywane kontrahentowi wraz z oryginałami potwierdzeń.
  

Raporty dostarczane są po okresie ok. 30 dni od daty  przyjęcia przesyłek przez placówkę pocztową. Są one generowane w postaci elektronicznej i przesyłane w sposób zaszyfrowany.
Ponadto każdemu klientowi udostępniamy możliwość „śledzenia” on-line, statusu zleconych do wysłania przesyłek zanim dostarczony zostanie raport końcowy.



Zapraszam serdecznie do kontaktu poprzez formularz.
Oddzwonię lub odpiszę niezwłocznie.