Opis form prowadzenia spraw zleconych firmom outsourcingowym np. spraw pracowniczych, ZUS-owskich, płac, bhp, księgowości.
Wybierając firmę outsourcingową świadczącą usługi niematerialne np. prowadzenie spraw kadrowych, księgowych, prawnych itp. warto sprawdzić co firma oferuje za podaną cenę. Zapytaj firmę jak świadczy usługi (poniżej przykładowe formy świadczenia usług). Warto również zapytać kto będzie Cię obsługiwał, czy firma zatrudnia osoby z odpowiednim przygotowaniem zawodowym. Zapytaj, czy firma zwróci Ci równowartość szkody, którą Ci wyrządziła.
Firmy outsourcingowe naiczęściej świadczą usługi w kilku formach:
1) outsourcing on-line (tylko za pośrednictwem internetu i telefonu),
2) outsourcing only in office (wyłącznie w biurze outsourcingowym),
3) outsourcing anywhere (wszędzie według potrzeb),
4) zarządzanie personelem i bhp (np. kadry-płace-ZUS-BHP).
Różnice są zasadnicze.
W pierwszym przypadku firma zlecająca usługi musi wysłać do firmy outsourcingowej e-maila z pytaniem lub zeskanowanym dokumentem i odebrać e-maila z przygotowaną dokumentacją np. firma zlecająca przyśle końcowe dane do listy płac (np. dane o liczbie nadgodzin podaje mailem firma zlecająca), a firma outsourcingowa odeśle gotową listę płac. Wymaga to zaangażowania czasu kogoś z firmy zlecającej usługi. W tej formie outsourcingu firma outsourcingowa nie będzie mogła ani razu pojawić w siedzibie firmy zlecającej. Nie będzie mogła jej reprezentowali w czasie kontroli. Ale jest to usługa bardzo tania, a pomimo to 24 h na dobę firma outsourcingowa udziela telefonicznych porad. Możliwe jest wykupienie dodatkowych opcji z zakresu oferowanych usług.
W drugim przypadku firma zlecająca usługi musi dostarczyć do i odebrać, z biura firmy outsourcingowej, dokumenty. Wymaga to zaangażowania czasu kogoś z firmy zlecającej usługi. W tej formie outsourcingu firma outsourcingowa sama np. wyliczy nadgodziny na podstawie list obecności. Nie będzie jednak mogła się ani razu pojawić w siedzibie firmy zlecającej ale będzie ją reprezentowała w czasie kontroli wyłącznie w siedzibie firmy outsourcingowej. Firma outsourcingowa 24 h na dobę udziela telefonicznych porad. Możliwe jest wykupienie dodatkowych opcji z zakresu oferowanych usług.
W trzecim przypadku specjalista z firmy outsourcingowej sam przyjedzie po dokumenty i sam odwiezie dokumenty do firmy zlecającej. Porozmawia z pracownikiem, jeżeli taka będzie potrzeba, spisze protokół, a nawet w niektórych przypadkach da pracownikowi do podpisania dokumenty. Będzie firmę zlecającą reprezentowała w czasie kontroli, jeżeli przepisy na to pozwalają. Firma outsourcingowa 24 h na dobę udziela telefonicznych porad. Jest to bardzo dobry ale jednocześnie droższy sposób na radzenie sobie z problemami zawodowymi. Jednakże jest to nadal sposób tańszy i bezpieczniejszy niż zatrudnianie własnego pracownika.
W czwartym przypadku firma outsourcingowa zajmuje się wszystkim co jest związane z zakresem jej usług, w tym podpisuje dokumenty, szuka pracowników, zatrudnia ich i zwalnia w imieniu firmy zlecającej oraz zapewnia obsługę prawną w zakresie swojej działalności. Firma outsourcingowa ponosi odpowiedzialność finansową, nie tylko za wytworzone dokumenty ale i za skutek swojego działania.
