Kiedy i jak przeliczać do pełnego miesiąca podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasilku w razie choroby i macierzyństwa.
ZASADY WLICZANIA SKŁADNIKÓW WYNAGRODZENIA DO PODSTAWY WYMIARU WYNAGRODZENIA Z ART. 92 K.P. I ZASIŁKÓW W RAZIE CHOROBY I MACIERZYŃSTWA – ZASADY UZUPEŁNIANIA WYNAGRODZENIA ZA NIEPEŁNY MIESIĄC.
Do podstawy wymiaru wynagrodzenia z art. 92 K.p. i zasiłków w razie choroby i macierzyństwa, zwanej dalej podstawą wymiaru świadczeń chorobowych wlicza się wszystkie składniki wynagrodzeń, od których za okresy świadczenia pracy opłacane są składki na ubezpieczenia chorobowe (i wypadkowe, jeżeli dot. świadczeń z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych), za wyjątkiem:
1) składników wynagrodzeń, do których pracownik ma prawo za okres świadczeń chorobowych - wówczas składniki te są wypłacane obok zasiłku jako zwolnione od składek ZUS (zwolnienie dotyczy tylko okresu choroby) i nie mogą być wliczone do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych np.:
- dodatek stażowy, który wg regulaminu wynagradzania przysługuje również za okres choroby,
- wartość czynszu za mieszkanie, który wg regulaminu wynagradzania przysługuje również za okres
choroby,
- prowizja od zawartych umów, która wg regulaminu wynagradzania przysługuje również za okres
choroby,
Składnik wypłacany obok zasiłku musi być wliczony do podstawy wymiaru zasiłku po ustaniu zatrudnienia, bowiem po ustaniu zatrudnienia składnika tego płatnik składek nie wypłaca ubezpieczonemu obok zasiłku (pamiętać należy o wykazaniu tego składnika w Zaświadczeniu płatnika składek).
2) składników wynagrodzeń przysługujących do określonego terminu (np. jeżeli dodatek kontrolerski nie przysługuje za okres choroby i jest wypłacany od 1 II do 31 V każdego roku to za okres choroby od 20 V do 25 VI należy ustalić dwie podstawy wymiaru: za okres od 20 do 31 V – z dodatkiem kontrolerskim, a za okres od 01 do 25 VI bez dodatku). W związku z tym, że od 01VI dodatek nie jest wypłacany to oznacza to, że nie jest wypłacany ani w zasiłku, ani obok zasiłku.
Jeżeli regulamin nie określa, czy dany składnik przysługuje również za okres choroby i macierzyństwa (czyli w ogóle nic nie jest napisane na ten temat w regulaminie) albo określa, że składnik nie przysługuje albo jest w jakikolwiek sposób pomniejszany za okres choroby i macierzyństwa, i faktycznie nie jest wypłacany za okres choroby lub macierzyństwa obok świadczenia chorobowego, wówczas składniki te są wliczane do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego np.:
- dodatek stażowy, który wg regulaminu wynagradzania nie przysługuje za okres choroby,
- wartość czynszu za mieszkanie, który wg regulaminu wynagradzania nie przysługuje za okres
choroby,
- prowizja od zawartych umów, która wg regulaminu wynagradzania nie przysługuje za okres choroby.
Jeżeli regulamin wynagradzania nie określa, czy składnik przysługuje również za okresy choroby i macierzyństwa, a składnik jest faktycznie wypłacany za okres choroby lub macierzyństwa obok świadczenia chorobowego, to składnik ten nie może być wliczony do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego!
Pamiętać należy, żeby w przypadku podwyżki wynagrodzeń za jakiś okres, wypłacanej po tym okresie (np. w marcu) nie wliczać do podstawy wymiaru zasiłku kwoty podwyżki wypłaconej po tym okresie (np. w marcu), bo łatwo o pomyłkowe wliczenie kwot podwyżek np. za styczeń i luty do podstawy wymiaru zasiłku ustalanej od marca. Bezpieczniej jest podwyżki przypisywać do konkretnych miesięcy, za które podwyżka jest wypłacana i tak je wliczać do podstawy wymiaru zasiłku. Trzeba też pamiętać, że podwyżka wynagrodzenia zasadniczego najczęściej pociąga za sobą podwyższenie kwot składników obliczanych od wynagrodzenia zasadniczego np. premii). Oczywiście, zgodnie ze stanowiskiem ZUS na równi z wynagrodzeniem zasadniczym traktujemy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, jednakże wliczymy je tylko wówczas, gdy podstawę wymiaru zasiłku będziemy ustalali poprzez przeliczenie do pełnego miesiąca składników wypłaconych za niepełny miesiąc, bowiem w przypadku ustalania podstawy jako kwot z angażu (wynagrodzenie stałe w kwocie miesięcznej) wynagrodzenie za urlop nigdy nie wejdzie do podstawy, bo w przeciwnym razie wynagrodzenie za ten sam okres wliczylibyśmy podwójnie, raz jako wynagrodzenie z angażu za pełny miesiąc, i drugi raz jako wynagrodzenie za urlop wypłacone za ten sam miesiąc.
W zależności od tego, czy składnik wynagrodzenia, który nie przysługuje za okres choroby albo jest pomniejszany za okres choroby jest:
1) pomniejszany proporcjonalnie np. premia obliczana procentowo od wynagrodzenia zasadniczego za czas przepracowany, premia kwotowa pomniejszana np. o 1/30 za każdy dzień choroby, czy
2) pomniejszany nieproporcjonalnie np. premia obliczana procentowo od wynagrodzenia zasadniczego z angażu pomniejszana o 10% za każdy dzień choroby, premia kwotowa pomniejszana o 100 zł za każdy dzień choroby,
to składnik będzie wliczony do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego:
1) składniki pomniejszane proporcjonalnie - po przeliczeniu do pełnego miesiąca albo
2) składniki pomniejszane nieproporcjonalnie - w kwocie faktycznie wypłaconej.
Kwestie związane z wliczaniem bądź niewliczaniem składnika wynagrodzenia do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby lub zasiłku z ubezpieczenia społecznego (dalej będę to nazywał podstawą wymiaru zasiłku) są istotne dlatego, że od sposobu opisania jego budowy (sposobu obliczania i pomniejszania) zależy, czy i jak będzie wliczony do podstawy wymiaru zasiłku.
Kwestie prawa do zasiłku oraz przeliczania bądź nieprzeliczania składnika do pełnego miesiąca należy rozpatrywać w trzech kategoriach:
1) składników wypłacanych okresowo lub których wypłacania zaprzestano,
2) składników, które przysługują tylko w niektóre dni miesiąca lub za niektóre godziny pracy.
3) pracy w nietypowych systemach (i rozkładach) czasu pracy tylko w niektóre dni miesiąca np. co drugi dzień, tylko w pierwszym tygodniu miesiąca itp.,
W pierwszym przypadku, jeżeli jakiś składnik jest wypłacany okresowo np. od 01.09.2007 r. do 31.05.2008 r. to składnik ten należy wyłączyć z podstawy wymiaru dla okresów niezdolności do pracy przypadających po 31.05.2008 r. (jeżeli choroba rozpoczęła się przed 01.06.2008 r. to należy ponownie obliczyć podstawę wymiaru zasiłku bez tego składnika za okres choroby od 01.06.2008 r.) albo jeżeli pracodawca zlikwidował jakiś składnik (wykreślił go z przepisów płacowych) np. z dniem 31.08.2008 r. to składnik ten także należy wyłączyć z podstawy wymiaru dla okresów niezdolności do pracy przypadających po 31.08.2008 r. (jeżeli choroba rozpoczęła się przed 01.08.2008 r. to należy ponownie obliczyć podstawę wymiaru zasiłku bez tego składnika za okres choroby od 01.08.2008 r.).
Będzie więc trzeba ustalać dwie lub więcej podstaw wymiaru zasiłku (bo może być więcej niż jeden składników okresowych). Nie dotyczy to sytuacji, gdy składnik został zamieniony na inny (np. w miejsce dodatku motywacyjnego ustawodawca wprowadził dodatek kompetencyjny - pod warunkiem, że nowy dodatek przysługuje danemu pracownikowi) lub wliczony do innego składnika wynagrodzenia (np. dodatek za wysługę lat ustawodawca wliczył do wynagrodzenia zasadniczego).
O ile w pierwszym przypadku przepisy art. 41 ust 2 i 3 ustawy o świadczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa , zwanej dalej ustawą zasiłkową nie budzą większych wątpliwości interpretacyjnych, o tyle w drugim i trzecim przypadku interpretacja przepisów art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej nastręcza wiele wątpliwości.
Należy zastanowić się kiedy składnik powinien być przeliczony proporcjonalnie do pełnego miesiąca, a kiedy powinien być wliczony do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej.
Wydaje się, że takimi przesłankami są symetryczność obliczania składnika wynagrodzenia i symetryczność jego pomniejszania, czyli symetryczność składnika. Symetria składnika oznacza, że składnik: przysługuje za każdą jednostkę czasu pracy lub w każdym dniu pracy oraz oblicza się go (za czas przepracowany) stosując zawsze taką samą wartość (kwotę) za każdą jednostkę czasu pracy lub w każdym dniu pracy (za którą otrzymał dany składnik) danego pracownika i jest pomniejszany (za okres choroby) zawsze o taką samą wartość za każdą jednostkę nominalnego czasu (za którą otrzymałby dany składnik), który dany pracownik powinien był przepracować w okresie choroby np.:
- wynagrodzenie zasadnicze za pełny miesiąc pracy jest symetrycznie obliczane i pomniejszane, bo jest obliczane i pomniejszane za każdą godzinę lub za każdy dzień nominalnego czasu pracy,
- premia procentowa liczona od wynagrodzenia zasadniczego za czas przepracowany jest pomniejszona symetrycznie nie procentem lecz podstawą od której procent jest liczony, bo podstawa jest symetrycznie obliczona i pomniejszona,
- przy premii taką samą symetryczność osiągnie się pomniejszając symetrycznie przyznany procent premii np. 1/30 z 20% za każdy dzień nieprzepracowany wskutek choroby lub 1/176 z 20% za każdą godzinę nieprzepracowaną wskutek choroby.
Przy czym „taka sama wartość” oznacza proporcje odrębne dla obliczania i odrębne dla pomniejszania składnika (nie chodzi więc o to żeby stawka przy obliczaniu składnika była taka sama jak stawka przy pomniejszaniu składnika).
Dodać należy, że ZUS - zgodnie z pkt 95 Komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej dostępnego na stronie internetowej ZUS - do wynagrodzenia uwzględnianego w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego zalicza przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, finansowanych ze środków pracownika, w tym również wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, nie uwzględnia się natomiast ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. ZUS akceptuje w podstawie wymiaru zasiłku także inne wynagrodzenia za nieobecności płatne ze środków pracodawcy należne za czas nieprzepracowany np. za dni wolne z art. 188 K.p. itp. Zdaniem autora, nie jest to właściwa praktyka, bowiem w wynagrodzeniach za urlopy wypoczynkowe i inne nieobecności płatne znajdują się takie składniki jak choćby premie i nadgodziny, które są osobno uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku co powoduje, że niektóre składniki wliczane są do podstawy wymiaru zasiłku dwa razy, raz w wynagrodzeniu za nieobecność płatną przyjmowanym do podstawy wymiaru zasiłku i drugi raz jako premie i nadgodziny. Ponadto w niektórych przypadkach w wynagrodzeniu za urlop znajdować się mogą składniki wypłacane obok zasiłku np. dodatek za wysługę lat, co także spowoduje wliczenie do podstawy wymiaru zasiłku składników, które nie powinny być w tej podstawie. Autor na użytek tego opracowania, tak samo jak ZUS, traktuje wynagrodzenia za nieobecności płatne, jak wynagrodzenia za czas przepracowany ale wniosek de lege ferenda jest dla autora oczywisty i sprowadza się do traktowania nieobecności płatnych przy przeliczaniu wynagrodzenia do pełnego miesiąca tak samo jak przy przeliczaniu wynagrodzenia o nieobecności usprawiedliwione niepłatne (czyli wynagrodzenie za nieobecności płatne nie powinno być wliczane do podstawy wymiaru zasiłku, a wynagrodzenie za czas przepracowany powinno być przeliczane do pełnego miesiąca zarówno o dni nieobecności płatnych jak i o dni usprawiedliwionych nieobecności niepłatnych).
Brak choćby jednego elementu symetryczności składnika: symetryczności obliczania składnika wynagrodzenia lub symetryczności jego pomniejszania powoduje, że składnik powinien być wliczony do podstawy wymiaru zasiłku w kwotach faktycznie wypłaconych (jeżeli składniki te nie są wypłacane przez płatnika składek za okres choroby obok zasiłku), a więc nie można go przeliczać do pełnego miesiąca.
Uważny Czytelnik szybko zauważy, że przepis art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej mówi wyłącznie o zmniejszaniu składnika, a nie o proporcjonalności jego obliczania. To prawda, ale zdaniem autora, skoro Trybunał Konstytucyjny uznał zasadę ekwiwalentności zasiłku i składników wypłacanych obok zasiłku względem wynagrodzenia otrzymywanego za czas przepracowany (porównywalności wysokości podstawy wymiaru zasiłku i składników wypłacanych obok zasiłku z wysokością przeciętnego wynagrodzenia danego pracownika wypłaconego za czas przepracowany), to oznacza to, że składnik niesymetrycznie obliczany ale proporcjonalnie pomniejszany, nie może być proporcjonalnie przeliczany do pełnego miesiąca np. składnik obliczany jako 200% wynagrodzenia godzinowego za pierwsze 30 godzin pracy w danym miesiącu, a powyżej 30 godzin obliczany jako 100% wynagrodzenia godzinowego (niesymetryczność obliczania składnika), nie może być przeliczony proporcjonalnie do pełnego miesiąca nawet jeśli jest proporcjonalnie pomniejszany, bowiem pracownik otrzymałby wskutek tego przeliczenia więcej jeśli chorowałby po upływie 30 godzin lub otrzymałby mniej gdyby chorował przed upływem 30 godzin.
Krzysztof Wiesław Żukowski
© Krzysztof Wiesław Żukowski 2010
Wszelkie prawa zastrzeżone!
Krzysztof Wiesław Żukowski - Ekspert w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor kilkunastu książek z tego zakresu przedstawiających nie tylko strukturę składników wynagrodzeń ale i, zarówno wzory do ich obliczania, jak i zachowanie się tych składników w zakresie podstawy wymiaru składek i zasiłków oraz w prawie podatkowym, z tego zakresu napisał m.in. książki: „ Składki ZUS - kiedy płacić, kiedy nie”, „ Niektóre sposoby obniżania należności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego”, regulaminy wynagradzania – z wzorami na obliczanie wynagrodzeń i drukami oraz suplementem elektronicznym, wydawane od kilkunastu lat przez ODDK Gdańsk.
Specjalizuje się w tworzeniu wzorców składników wynagrodzeń, których elementy konieczne, składające się na ich strukturę, determinują zwolnienie ich
z oskładkowania i opodatkowania oraz kształtują pożądane zachowania pracowników.
Jest wieloletnim wykładowcą na kursach zawodowych otwartych i zamkniętych, od 2004 r. jest centralnym wykładowcą ZUS.
