Tworzenie i budowa składników wynagradzania, treść regulaminu wynagradzania i układu zbiorowego pracy.
ZASADY TWORZENIA I WPROWADZANIA SKŁADNIKÓW WYNAGRODZENIA ORAZ KSZTAŁTOWANIA TREŚCI PISM
I DRUKÓW PRZYZNAJĄCYCH SKŁADNIKI WYNAGRODZENIA
Systemy płacowe, a w ich ramach rodzaje składników wynagrodzenia w pieniądzu i w naturze oraz wszelkie inne przychody związane z zatrudnieniem w ramach stosunku pracy tworzone są poprzez regulacje zawarte w :
1) aktach międzynarodowych (jeżeli mogą być stosowane wprost w Polsce),
2) ustawowych źródłach prawa pracy:
- ustawach (pragmatyki służbowe; wynagrodzenia i świadczenia obligatoryjne, gwarantowane powszechnie obowiązującymi przepisami prawa np. przez kodeks pracy) i
- aktach wykonawczych do nich
2) szczególnych źródłach prawa pracy:
- układach zbiorowych pracy: zakładowych i ponadzakładowych,
- regulaminach wynagradzania lub statutach.
Przepisy zawarte w tych źródłach prawa pracy oraz w:
- umowach o pracę i innych indywidualnych aktach prawa pracy
kształtują nie tylko rodzaje przychodów związanych z zatrudnieniem, ale również konstytuują procedury wprowadzania ich w życie.
W tym kontekście np. nie można wprowadzić w drodze zarządzenia lub decyzji pracodawcy „Zasad premiowania” oderwanych od przepisów pragmatyki, układu zbiorowego albo regulaminu wynagradzania, a tym bardziej od procedur wprowadzania tych aktów prawa pracy w życie.
Z treści art. 771 i 772 k.p. wynika, bowiem zasada wyłączności regulacji systemów wynagradzania w drodze układów zbiorowych pracy i regulaminów wynagradzania.
Zasada ta doznaje modyfikacji lub ograniczenia jedynie w przypadku pracowników objętych pragmatykami służbowymi i w przypadku pracodawców, którzy zatrudniają mniej pracowników
niż wynika to z treści art. 772 k.p..
Zdaniem autora, zasada ta powinna mieć podstawowe znaczenie przy kwalifikowaniu wypłat nie obligatoryjnych składników wynagradzania jako zaliczanych, bądź nie zaliczanych do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy. Trudno, bowiem byłoby uznać za koszt uzyskania przychodu
wypłacony pracownikowi przychód, do wypłacania którego pracodawca nie zobowiązał się
w drodze porozumień zbiorowych lub aktów indywidualnych. Jeżeli, bowiem do jego wypłacania nie zobowiązał się to poniesienie tego kosztu nie miało wpływu na osiągnięcie przychodu, jako podstawowego warunku podatkowej zaliczalności wydatku do kosztów uzyskania przychodu.
Wynikający z art. 772 k.p. obowiązek regulowania przepisów płacowych w zbiorowych aktach prawa pracy nie powinien być pozbawiony sankcji za jego nie przestrzeganie. Nie musi to być sankcja karna, ale może i powinna być sankcja związana z możliwością zaliczania wydatków
w koszty działalności.
Tak więc także zasada celowości takiego wydatku i spójności źródeł prawa przemawia za takim podejściem do tego problemu. Ponadto jeżeli rzecz dotyczy przychodów zwolnionych od podatku dochodowego to należy także wziąć pod uwagę, zasadę powszechności opodatkowania przychodów i wyjątkowości odstępstw od tej reguły. Organy podatkowe wnikliwie badają wszelkie odstępstwa od reguły opodatkowania oraz racjonalność wydatków zmniejszających podstawę opodatkowania przychodów.
Przedstawiony wyżej pogląd miał mocne, normatywne oparcie do 31.12.1994 r.
t.j. do dnia uchylenia art. 16 ust. 1 pkt 35 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych
i w dość bogatym orzecznictwie sądowym w sprawach podatkowych :
- wyrok NSA z dnia 28.02.1994 r. (III SA 771/93):
Skoro wydatki ponoszone na prowadzenie przychodni zakładowej oraz stołówki pracowniczej
były wydatkami ponoszonymi pośrednio na rzecz pracowników i wynikały one z układu
zbiorowego pracy, to mieściły się w pojęciu kosztów uzyskania przychodów.
- z uzasadnienia wyroku NSA z dnia 07.04.1994 r. (SA/P 3369/93):
Obowiązki ponoszenia pośrednich lub bezpośrednich wydatków na rzecz pracowników lub członków ich rodzin wynikają najczęściej z układów zbiorowych pracy, czy też przepisów
z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. W niniejszym jednakże przypadku, tym co nie budzi wątpliwości jest to, że P.P. ZNTK w S. Sz. nie posiadało w 1992 r. układu zbiorowego pracy,
z którego wynikałyby obowiązki ponoszenia określonych wydatków bytowych na rzecz pracowników. Z tego też względu, skoro obowiązek dofinansowania mieszkań zakładowych
nie wynikał z układu zbiorowego pracy, a przedsiębiorstwo dobrowolnie dokonywało owych wydatków, organy podatkowe zasadnie uznały, iż kwota tych wydatków winna być doliczona do podstawy opodatkowania jako nie stanowiąca kosztów uzyskania przychodu.
- wyrok NSA z dnia 16.01.1996 r. (SA/P 1200/95):
Dodatkowego dobrowolnego świadczenia w postaci wydatków na paczki świąteczne dla pracowników nie łączy związek przyczynowy z uzyskanym przychodem.
W obecnym stanie prawnym pogląd ten wynika jedynie z zasad ogólnych opartych na związku przyczynowo-skutkowym wydatku z przychodem pracodawcy i zasadą wyłączności regulacji systemów wynagradzania w drodze układów zbiorowych pracy i regulaminów wynagradzania:
- wyrok NSA z dnia 03.11.1992 r. (SA/Po 1393/92):
zwrot „wszelkie koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodów” oznacza, iż podatnik ma
możliwość odliczenia do celów podatkowych wszelkich kosztów-pod tym jednak warunkiem,
iż wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich
poniesienie ma lub może mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.
Podobnie: wyrok NSA z dnia 29.11.1994 r. (SA/Wr 1242/94).
- wyrok NSA z dnia 09.09.1994 r. (III SA 30/94):
Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu każdy wydatek-poza wyraźnie wskazanymi
w ustawie-wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z tym
przychodem i racjonalności działania dla osiągnięcia tego przychodu.
Autor mówiąc o powyższym ma na celu również zwrócenie uwagi pracodawców na potrzebę
wyczerpującego normowania kwestii wynagradzania w układach zbiorowych pracy i regulaminach wynagradzania oraz w indywidualnych aktach prawa pracy.
Opracowując układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania należy mieć na uwadze kilka zasad konstruowania składników i innych przychodów, zasadniczo wpływających na koszty zatrudniania.
W tym kontekście składniki wynagradzania powinny być zbudowane w taki sposób, aby:
- były zwolnione od składek pobieranych przez ZUS (patrz rozporządzenie zwalniające od składek ZUS),
- były zwolnione od podatku dochodowego ( patrz art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) i podatku VAT (patrz art. 2, 3 i 7 ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym oraz § 69 rozporządzenia wykonawczego do tej ustawy),
- mogły być wliczane do podstawy wymiaru świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ( patrz art. 41 ustawy o świadczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa),
- w swojej konstrukcji zawierały wymagane przepisami prawa normatywne elementy budowy danego składnika ,
- miały w miarę jednolitą i prostą budowę (wspólne dla wszystkich składników zasady prostego obliczania, zmniejszania i pozbawiania składnika),
- mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów ( patrz wyżej przytoczone orzecznictwo oraz 22 i 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
i art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych),
- pracodawca miał, w jak najszerszym zakresie, możliwość uznaniowego przyznawania, pomniejszania i cofania składnika,
- pracownik jednoznacznie identyfikował dany składnik oraz jego wysokość ze swoimi osiągnięciami w pracy, czyli żeby składnik spełniał cel, dla którego został utworzony.
Natomiast sam układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania nie powinien być tworzony „pro forma”, lecz w sposób rzeczowy i z zachowaniem reguł legislacyjnych powinien regulować całość spraw związanych z wynagradzaniem. Lekceważenie istoty zbiorowych aktów prawa szybko „zemści” się na pracodawcy w postępowaniu przed sądem pracy, organami ZUS, inspekcją pracy lub organami skarbowymi. W postępowaniu przed tymi organami najważniejszymi dowodami są właśnie zbiorowe i indywidualne akty prawa pracy.
Częstym „grzechem” aktów prawa wewnętrznego jest zamieszczanie w nich treści przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Należy tego unikać, bowiem:
- po pierwsze - przepis prawa powszechnie obowiązującego obowiązuje zawsze, niezależnie
od tego, czy będzie zawarty akcie prawa wewnętrznego, czy nie;
- po drugie - każda zmiana przepisów prawa powszechnie obowiązującego musi pociągać
za sobą, z reguły, wsteczną zmianę zapisów aktów prawa wewnętrznego (żeby nie
wprowadzać w błąd adresatów prawa wewnętrznego co do treści ich praw i obowiązków)
pomimo tego, że z zasady hierarchii źródeł prawa przepisy aktów prawa niższego rzędu
sprzeczne z aktami wyższego rzędu nie mają mocy obowiązującej.
Może się jednak zdarzyć - wówczas, gdy akt wyższego rzędu tak stanowi ( patrz art. 772
§ 5 k.p. i art. 24113 k.p.) – że postanowienia aktów niższego rzędu, wskutek zmiany aktu
wyższego rzędu, nie będą automatycznie uchylone lecz staną się - często wbrew woli stron
aktu prawa zbiorowego - bardziej korzystne dla jednej ze stron niż - postanowienia aktu
wyższego rzędu;
- po trzecie – akty prawa wewnętrznego nie powinny regulować materii zastrzeżonej lub
regulowanej aktami prawnymi wyższego rzędu, natomiast powinny zawierać tylko takie
postanowienia, które mają na celu wykonanie przepisów aktów wyższego rzędu oraz
uszczegółowienie i przeniesienie na grunt pracodawcy praw i obowiązków wynikających
z aktów wyższego rzędu.
Autor w tej publikacji nie będzie opisywał procedur opracowywania i wprowadzania w życie układów zbiorowych pracy i regulaminów wynagradzania, bowiem jest to temat na osobną książkę,
a poza tym jest on wyczerpująco opisany w literaturze np. P. Ciborski „Nowe układy zbiorowe pracy” ODDK sp. z o.o.. W tej publikacji zajmiemy się procedurą tworzenia i wprowadzania w życie samych składników wynagradzania.
W aktach wewnętrznych zbiorowego prawa pracy pracodawca ustala rodzaje składników wynagrodzenia oraz rodzaje świadczeń związanych z pracą oraz warunki ich przyznawania
i pozbawiania. Składniki wynagrodzenia o charakterze obligatoryjnym wynikają z przepisów prawa pracy. Natomiast przyznanie danego składnika dokonuje się poprzez indywidualny akt
z zakresu prawa pracy będący swoistym przedłużeniem postanowień aktu zbiorowego prawa pracy. Indywidualne akty z zakresu prawa pracy mogą wynikać zarówno wprost z postanowień aktów prawa zbiorowego, jeżeli wzory tych aktów indywidualnych (druków, pism) stanowią treść zbiorowego aktu prawa pracy, jak i funkcjonować poza tymi zbiorowymi aktami prawa pracy, jeżeli wzory tych aktów indywidualnych nie są załącznikami do aktów zbiorowego prawa pracy.
Autor uważa, że forma (wzory) aktów indywidualnych ( druków, pism) nie powinna być zawarta w aktach zbiorowego prawa pracy, bowiem wygląd i treść wzorów aktów indywidualnych są kwestiami ulegającymi tak częstym zmianom, a nadto są zależne od poziomu wiedzy
i indywidualnych upodobań osób reprezentujących pracodawcę, że względy czysto praktyczne nakazują tworzenie ich poza aktami prawa zbiorowego.
Indywidualne akty z zakresu prawa pracy mogą mieć formę:
1) indywidualnego aktu pracodawcy – jeżeli przepisy prawa nie wymagają zgody pracownika ( np. przyznanie premii),
2) umowy – jeżeli przepisy prawa wymagają takiej formy (np. umowa na ryczałt na jazdy lokalne).
Indywidualny akt z zakresu prawa pracy może mieć postać aktu:
1) samoistnego – jeżeli nie jest wymagana zgoda lub uprzedni wniosek pracownika
( np. przyznanie premii) lub
2) zależnego – jeżeli wymagana jest zgoda lub uprzedni wniosek pracownika
(np. przyznanie opieki nad dzieckiem z art. 188 k.p., wypłata ekwiwalentu za pranie
odzieży roboczej z art. 2379 k.p.).
Indywidualne akty z zakresu prawa pracy mogą:
1) kształtować treść umowy o pracę - jeżeli przepisy prawa pracy wymagają wypowiedzenia
zmieniającego lub dany składnik, świadczenie wynika z treści umowy o pracę
(np. wynagrodzenie zasadnicze, nagroda jubileuszowa w regulaminie wynagradzania zamieszczonym w tej książce) albo
2) funkcjonować poza umową o pracę - jeżeli przepisy prawa pracy nie wymagają wypowiedzenia zmieniającego, a prawo do składnika, świadczenia nie wynika z treści umowy o pracę lub ma charakter uznaniowy.
Treść indywidualnego aktu pracodawcy w sprawach dotyczących wynagrodzenia oraz świadczeń związanych z zatrudnieniem może mieć trojaką postać:
1) lakonicznego pisma, w którym pracodawca stwierdza, że przyznaje określone wynagrodzenie lub świadczenie nie określając w tym piśmie żadnych zasad związanych
z danym składnikiem lub świadczeniem (wynika to z założenia znajomości postanowień
zbiorowego aktu prawa pracy przez pracowników),
2) rozbudowanego pisma, do którego pracodawca przenosi z aktu zbiorowego prawa pracy zasady dotyczące danego składnika lub świadczenia (wynika to z założenia, że akty indywidualne kierowane do pracownika powinny spełniać funkcje informacyjne),
3) czynności technicznej dokonywanej poprzez podpisanie (akceptację) listy wypłat (wydania), jeżeli składnik, świadczenie są z góry ustalone w akcie zbiorowego prawa pracy dla wszystkich pracowników lub określonej grupy pracowników (np. paczki świąteczne) albo ich przyznanie nie wymaga odrębnego pisma (np. premie uznaniowe przyznawane bez wniosków premiowych, wyłącznie na podstawie swobodnej decyzji pracodawcy).
Autor ustalając treść wzorów pism i druków kierował się w zasadzie tą drugą formułą, bowiem
zapewnia ona większe bezpieczeństwo w razie ewentualnego sporu sądowego. Praktyka dowodzi, że pracownicy nie zawsze są informowani o zmianach treści aktów zbiorowego prawa pracy,
a ponadto w odniesieniu do regulaminów wynagradzania często się zdarza, że zawierają one postanowienia sprzeczne z prawem pracy lub wprowadzane są w życie z naruszeniem przepisów prawa. Daje to duże możliwości dochodzenia przez pracowników roszczeń od pracodawców.
Stosując tą drugą formułę niezbędne jest jednak, aby w aktach indywidualnych zastrzec,
że zmiana treści aktu zbiorowego prawa pracy powoduje automatyczną zmianę treści aktu indywidualnego. Brak takiego zastrzeżenia doprowadzić może do tak dużej różnorodności zasad przyznawania i obliczania tego samego składnika dla poszczególnych pracowników (wskutek częstych zmian tych zasad), że niechybnie doprowadzi to do błędów w obliczaniu danego składnika, a nadto może wywołać u pracowników niezadowolenie, bowiem wysokość tego samego składnika będzie różna u każdego pracownika, albo różne będą warunki jego pomniejszania lub pozbawiania.
Zastosowana przez autora koncepcja systemu wynagradzania opiera się na założeniu uznaniowości wszystkich nie obligatoryjnych składników wynagradzania i innych świadczeń
z tytułu zatrudnienia oraz na zasadzie ich przyznawania w drodze aktów indywidualnych. Przy czym, zależnie od decyzji pracodawcy, odmowa wypłaty danego nie obligatoryjnego składnika lub świadczenia nie będzie wymagała wypowiedzenia zmieniającego umowę o pracę chyba, że wyraźnie postanowiono, że pozbawienie prawa do danego składnika lub zmiana zasad jego przyznawania albo obliczania wymaga wypowiedzenia zmieniającego (zastosowano to przy nagrodzie jubileuszowej). W związku z tym pracownik nie może wystąpić przeciwko pracodawcy
z roszczeniem o przyznanie lub wypłatę nie obligatoryjnego składnika lub świadczenia przed jego przyznaniem, natomiast zmniejszenie lub pozbawienie składnika lub świadczenia po jego przyznaniu w związku z przesłankami negatywnymi określonymi w akcie zbiorowego prawa pracy, zdaniem autora, podlega kontroli sądu pracy.
Krzysztof Wiesław Żukowski
© Krzysztof Wiesław Żukowski 2010
Wszelkie prawa zastrzeżone!
Krzysztof Wiesław Żukowski - Ekspert w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor kilkunastu książek z tego zakresu przedstawiających nie tylko strukturę składników wynagrodzeń ale i, zarówno wzory do ich obliczania, jak i zachowanie się tych składników w zakresie podstawy wymiaru składek i zasiłków oraz w prawie podatkowym, z tego zakresu napisał m.in. książki: „ Składki ZUS - kiedy płacić, kiedy nie”, „ Niektóre sposoby obniżania należności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego”, regulaminy wynagradzania – z wzorami na obliczanie wynagrodzeń i drukami oraz suplementem elektronicznym, wydawane od kilkunastu lat przez ODDK Gdańsk.
Specjalizuje się w tworzeniu wzorców składników wynagrodzeń, których elementy konieczne, składające się na ich strukturę, determinują zwolnienie ich
z oskładkowania i opodatkowania oraz kształtują pożądane zachowania pracowników.
Jest wieloletnim wykładowcą na kursach zawodowych otwartych i zamkniętych, od 2004 jest centralnym wykładowcą ZUS.
