Kasy fiskalne to urządzenia służące do rejestrowania sprzedawanych produktów oraz usług. Kasy drukują potwierdzenie transakcji na specjalnym papierze (paragon fiskalny). Taki paragon pomaga klientowi dokładnie prześledzić przebieg i skład transakcji oraz jest traktowany jako dowód zakupu.
Kasa fiskalna jest zbudowana z czterech głównych elementów, które tworzą całość. Należą do nich: wyświetlacz, klawiatura, drukarka i moduł fiskalny. Posiada ona dokładnie dwie różne drukarki (termiczną i mozaikową), ze względu na potrzebę wydrukowania dwóch kopii paragonu, jednej dla klienta i jednej dla przedsiębiorcy. Jedną z najważniejszych ról w kasie pełni moduł fiskalny, który przetrzymuje wszystkie informacje na temat usług i produktów danego przedsiębiorstwa, w tym ich ceny. Niestety pamięć takiego modułu jest dość ograniczona i może pomieścić maksymalnie około 5 lat historii codziennych raportów transakcji. Należy pamiętać również, że kasy fiskalne mają obowiązek przejść przegląd techniczny co około 2 lata. Przegląd kosztuje około 150 zł i zostanie później zarejestrowany w książce serwisowej kasy.
Podczas wyboru urządzenia fiskalnego warto skonsultować się z profesjonalnym serwisem, który udzieli nam specjalistycznej opinii i doradzi, jakie urządzenie fiskalne wybrać. Takie firmy organizują również szkoleni z obsługi kas oraz zajmują się programowaniem i fiskalizacją urządzeń.
Obowiązek korzystania z kas fiskalnych
Pod koniec 2018 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów informujące o bezwzględnym obowiązku stosowania kas fiskalnych w poszczególnych rodzajach działalności gospodarczej. Dotyczy on m.in. wszystkich przedsiębiorców, którzy świadczą usługi, bądź sprzedają produkty osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym.
Oprócz głównego obowiązku stosowania kas, niektórzy przedsiębiorcy muszą używać również kas fiskalnych ONLINE. Jest to typ urządzenia fiskalnego, który jest zaprogramowany tak, że bezpośrednio komunikuje się on z Centralnym Repozytorium Kas co 2 godziny. Oznacza to, że informacje z kasy takie jak np. raporty dobowe czy paragony fiskalne bezproblemowo wpływają do Ministerstwa Finansów.