Archiwizacja danych Zarządzanie archiwami OCR ICR nr 6036

Dokumenty tworzone w firmie: faktury, zestawienia, umowy, zlecenia, zamówienia, podania itd. mają formę papierową i są przechowywane w klasycznych segregatorach. W ciągu roku zbierają się ich całe sterty, zajmują coraz więcej miejsca, co powoduje małe prawdopodobieństwo odnalezienia ważnego dokumentu w rozsądnym czasie.

Papier jest przy tym niestety bardzo słabym nośnikiem informacji. Jego niewielka wytrzymałość i wrażliwość na czynniki atmosferyczne powodują, że przechowywanie papieru przez długi okres wymaga zapewnienia odpowiednich warunków. 

Konieczne są zatem mechanizmy umożliwiające ich skuteczne poszukiwanie.

Zmusza to firmy do polecenia archiwizacji własnych zbiorów i budowania komputerowej bazy danych.

Systemy zarządzania dokumentami w postaci elektronicznej pozwalają na wymuszenie standardowych procedur obiegu informacji w firmie. Dzięki temu istnieje łatwość w dostępie do informacji, znane są osoby odpowiedzialne za przebieg tego procesu, który wyklucza jednocześnie obieg różnych wersji tego samego dokumentu.

Dlatego aplikacje bazujące na systemie OCR/ICR/OMR znajdują zastosowanie zarówno w biurach przy archiwizacji dokumentów, jak również u użytkowników indywidualnych.