Archiwizacja to proces, który pozwala nam przechowywać dokumenty na stałe przez wiele lat. Nie ma wątpliwości, że odgrywa kluczową rolę nie tylko w każdym miejscu pracy, ale w wielu domach. Trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie każdej z tych instytucji bez procesu archiwizacji i przechowywania dokumentów. Wyróżniamy szereg sytuacji, w których izolacja i przechowywanie plików jest niezbędne. Często do tego celu wykorzystywane są skrzynki archiwalne.
Najważniejsze aspekty tego procesu:
1. Aspekty prawne (obowiązek przechowywania plików zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa).
2. Aspekty bezpieczeństwa (ściśle poufne przechowywanie informacji tajnych).
3. Aspekty środowiskowe (nie niszczymy dokumentów, żeby nie trafiały na wysypiska)
Archiwizacja ułatwia nam codzienną pracę i pozwala nam spokojnie wykonywać nasze obowiązki, bez zmartwień i marnowania czasu.
Dokumenty są archiwizowane w niemal każdym dobrze funkcjonującym obiekcie. Niezależnie od tego, czy jest to duża firma, czy mała firma rodzinna. Są jednak miejsca, w których proces jest integralnym elementem pracy, bez którego żadna czynność nie jest możliwa.
Stanowiska pracy ze złożonymi procesami archiwizacji:
Księgowość: składanie dokumentów księgowych jest kluczem do prawidłowego funkcjonowania. To jedna z najbardziej odpowiedzialnych karier biurowych. Nawet najmniejsze błędy mogą prowadzić do poważnej odpowiedzialności karnej.
Instytucje szkolne: składanie dokumentów szkolnych to bardzo odpowiedzialne zadanie dla Sekretariatu. Szkoły muszą przechowywać listy referencyjne i wiele innych ważnych poufnych informacji o uczniach i pracownikach.
Magazyn: składanie dokumentów magazynowych jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania każdego sklepu.