ArchiDoc - Archiwizacja dokumentów i danych nr 6293

W dobie potrzeby szybkiego dostępu do informacji archiwizacja oznacza nie tylko porządkowanie, czy też przechowywanie dokumentów papierowych, ale przede wszystkim administrowanie i szybki dostęp do danych elektronicznych. W takim ujęciu archiwizacji ArchiDoc proponuje kompleksową gamę nowoczesnych usług.

ArchiDoc każdorazowo stosuje szczegółowe procedury operacyjne. Podstawowe czynności porządkowania obejmują podział akt zgodnie ze schematem organizacyjnym funkcjonującym w danej jednostce organizacyjnej; wydzielenie akt, których okres przechowywania upłynął; nadawanie teczkom tytułów, dat skrajnych oraz kategorii archiwalnych zgodnych z obowiązującymi przepisami archiwalnymi oraz wykonanie spisów zdawczo-odbiorczych akt i ich wykazów.

Firma świadczy usługi w zakresie tworzenia normatywów kancelaryjno-archiwalnych, w tym instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego. ArchiDoc oferuje również profesjonalne doradztwo w zakresie organizacji archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz współpracę w zakresie bieżącego opracowywania zasobów archiwalnych.

Dzięki posiadanej infrastrukturze logistyczno-informatycznej Firma jest przygotowana do przechowywania każdego rodzaju nośników, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jednocześnie ArchiDoc zarządza dokumentacją na różnych poziomach szczegółowości: pudeł (archiboksów), teczek oraz pojedynczych dokumentów.

ArchiDoc zapewnia swoim Klientom system udostępniania dokumentów zarówno w formie papierowej - przy pomocy poczty, kuriera czy faksu, jak i elektronicznej - poprzez Internet (strona www), e-mail lub nośnik elektroniczny (płyta CD, DVD, WORM).

Jednocześnie Firma prowadzi profesjonalną obsługę byłych pracowników w zakresie wydawania odpisów lub kopii dokumentacji kadrowo-płacowej, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 roku (Dz.U. nr 28 poz. 240).

ArchiDoc posiada Zaświadczenie Wojewody Śląskiego o wpisie do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych (PS.III.7014-3/04).

Usługa polega na wydzieleniu z zasobu aktowego tej dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania określony przepisami archiwalnymi upłynął, i przygotowaniu do poufnego niszczenia akt. Polegającego na bezpiecznym, nieodwracalnym i fizycznym zniszczeniu dokumentów zgodnie z normą DIN 32757.

ArchiDoc poleca usługę wdrożenia centralnego repozytorium, będącego archiwum elektronicznym wszystkich zasobów informacyjnych w przedsiębiorstwie. System pozwala zorganizować efektywnie zarządzane i bezpieczne repozytorium: skanowanych dokumentów papierowych, dokumentów generowanych elektronicznie, danych z systemów informatycznych (ERP, systemy bilingowe itp.) i innych dokumentów, niezależnie od ich rodzaju i formatu (zeskanowane obrazy, pliki audio i video).

Wdrożenie takiego rozwiązania można dedykować dla całości dokumentacji lub tylko wybranych grup dokumentów, do których dotarcie jest utrudnione - ze względu na problemy z wyszukaniem czy jednoczesną dostępnością dla wielu osób z różnych lokalizacji.