Nowa instrukcja kancelaryjna nr 324013

1. Regulacje prawne polskie i unijne dotyczące odpowiedzialności, technik tworzenia, archiwizowania, nadzorowania i ochrony dokumentacji aktowej na podstawie:
   • przepisów wykonawczych do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym dot. archiwizowania dokumentacji własnej i projektów unijnych w wersji papierowej i elektronicznej,
   • ustawy o ochronie danych osobowych,
   • ustawy o ochronie informacji niejawnej,
   • Kodeksu postępowania administracyjnego,
   • ustawy o dostępie do informacji publicznej,
   • ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
   • Europejskiego Kodeksu Dobrej Administracji.
2. Zadania i czynności kancelaryjne sekretariatów w systemie Elektronicznego Zarządzania dokumentacją (EDZ) oraz w systemie tradycyjnym:
   • selekcja przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną w tym: przekazanych na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej, oraz na nośniku papierowym,
   • formy i warunki stosowania dekretacji w wersji elektronicznej i papierowej w tym: dekretacja spraw wchodzących w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub kilku spraw zawartych w jednym piśmie,
   • obowiązek rejestracji w dzienniku korespondencyjnym, informacji zawartych w korespondencji,
   • zasady rejestracji poszczególnych dokumentów przesłanych w formie elektronicznej, w tym: dokumentacja o różnych formatach,
   • zasady stosowania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO) na przesyłkach w wersji elektronicznej oraz na nośniku papierowym,
3. Czynności kancelaryjne na poszczególnych stanowisk pracy dotyczące zasad:
   • tworzenia i składu elementów znaku sprawy,
   • składu elementów spisu spraw, odnoszących się do całego spisu spraw oraz poszczególnych spraw,
   • zakładania teczek aktowych i teczek zbiorczych (np. akta osobowe),
   • nadawania znaku spraw dla spraw wspólnych,
   • dołączania poszczególnych elementów sprawy do akt sprawy,
   • oznaczania zakończenia sprawy w formie pisemnej lub ustnej,
   • podpisywania pism w wersji papierowej i elektronicznej,
   • rejestracji na nośniku papierowym lub w wersji elektronicznej przesyłek wychodzących,
   • opisywania teczek aktowych oraz teczek zbiorczych np. akta osobowe (elementy oznakowania)
   • ustalania zasobu i kategorii dokumentacji w rozbiciu na archiwum zakładowe lub składnicę akt,
   • przyporządkowania poszczególnych pism do sprawy a sprawę do symbolu i hasła z „Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt” oraz pism do konkretnej sprawy,
   • uporządkowania dokumentacji aktowej wewnątrz teczek w celu zdania do archiwum zakładowego lub składnicy na podstawie „Terminarzu”,
4. Organizacja i zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt na podstawie zasad:
   • prowadzenia ewidencji dokumentacji,
   • stosowania się do regulacji prawnych polskich i unijnych przy używaniu systemu informatycznego do archiwizowania dokumentacji,
   • oznaczenia archiwum zakładowego lub składnicy akt w strukturze organizacyjnej jednostki,
   • działania archiwum zakładowego, filii archiwum zakładowego lub składnicy akt,
   • wykonywania zadań dotyczących archiwum zakładowego lub składnicy akt,
   • wyposażenia lokalu archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz pomieszczenia magazynowego,
   • oznakowania i przyjmowania w systemie EDZ i tradycyjnym, dokumentacji aktowej oraz informatycznych nośników danych,
   • przyjmowania dokumentacji aktowej w wersji papierowej,
   • składania i przechowywania dokumentacji aktowej celem zapewnienia jej ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą,
   • przeprowadzania skontrum dokumentacji oraz porządkowanie dokumentacji,
   • udostępniania dokumentacji przechowywanej,
   • wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum,
   • sprawozdawczości archiwum zakładowego.

                                                           
Warunki uczestnictwa

Podstawą wzięcia udziału w szkoleniu jest:

Warunki rezygnacji

Rezygnacja musi nastąpić  w formie pisemnej, listem poleconym lub faxem najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia (decyduje data wpływu do Hensen Polska Sp. z o.o.). Rezygnacja w terminie późniejszym wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów organizacyjnych w wysokości 100%. Nieobecność na szkoleniu nie zwalnia z dokonania opłaty.