Czy każdy ubytek towaru można wliczyć w koszty?

Jeśli w sklepie podczas inwentaryzacji wynikło, że brakuje części towaru to powstaje strata. To oczywiste. Ale czy taką stratę można zawsze rozliczyć w kosztach no i rzecz jasna zmniejszyć podstawę opodatkowania.
Jakoś szczególnie należy to dokumentować, tak aby fiskus się nie przyczepił.

Sprawa jest o tyle trudna, że przepisy w ogóle nic nie mówią jak należy dokumentować straty, ani jakie one powinny być - powstałe w wyniku kradzieży, zalania czy innych zdarzeń losowych i pewnie nie zawinionych.
Bo aby cokolwiek wrzucić w koszty musi być związek między kosztami a przychodami, a strata takowego związku nie generuje.
Ale orzecznictwa sądowe i interpretacje podatkowe niejako wypełniają lukę w ustawach podatkowych, więc nalezy ich szukać i stamtąd czerpać wiedzę.

Na pewno nie można odliczyć strat które powstały celowo lub podatnik się do nich przyczynił. Inaczej każdy by kradł i wrzucał to w koszty. A wtedy wiadomo, mały podatek by wyszedł.
Więc na początek trzeba ustalić jak to się stało, że czegoś brakuje. Nawet ustawa o rachunkowości w art 27 wskazuje, że okoliczności powstania niedoboru firma musi ustalić. Jeśli dobrze udokumentuje, że to nie jej wina, to wtedy strata wędruje w kosztach mimo że nie ma przychodu.

Już 10 lat temu na ten temat wypowiadał się minister finansów i stwierdził, że ubytki w stanie towarów można zaliczyć do kosztów podatkowych, jeśli nie były zawinione przez podatnika, tj. jeśli nie wynikają z nienależytej staranności w prowadzeniu gospodarki magazynowej, braku odpowiedniego nadzoru nad magazynem towarów czy innych zaniedbań.

Firma musi sporządzić protokołu strat, z którego będzie jednoznacznie wynikać wartość straty oraz jej przyczyna. Gdy niedobór towarów jest tzw. ubytkiem naturalnym np. psujące się warzywa lub powstał w wyniku zdarzenia losowego (pożaru lub kradzieży), będzie stanowił koszt uzyskania przychodów.

Minister Finansów 26 kwietnia 2001 r., nr PB 3-MD-289-8214-35/2001.

W tym jest jednak problem, bo kurde jak ustalić ubytek np. desek które nie gniją, a jednak wyparowały. To jest prawie niemożliwe, a bez tego nie ma odliczenia strat.

Kwestia jest dyskusyjna, wiadomo, że nikt nie będzie pilnował towaru przez 24h/ na dobę czy tam stał przy towarze w sklepie. Jednak firma musi wykazać, że zrobiło wszystko (no dużo), aby zabezpieczyć się ubytkiem towaru.

2 październik 2007 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu (ILPB3/423-13/07-4/MC):
"Stwierdzone niedobory (straty) mogą bowiem zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów, jeżeli powstały niezależnie od woli podatnika, a więc są niezawinione. W tym celu należy odpowiednio udokumentować fakt poniesienia straty, przy czym dokumentem takim mogą być na przykład: protokół opisujący zdarzenie, wskazujący datę powstania zdarzenia, jego przyczynę oraz dokładne obliczenie wielkości straty, uzupełniony o protokół policji w przypadku kradzieży bądź zgłoszenie szkody instytucji ubezpieczeniowej oraz pisemne wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych."

Jeśli firma wyjaśnia i dokumentuje straty nawet tych rzeczy, które są powierzane np. do transportu podmiotowi zewnętrzemu to firma ma prawo ubytki wrzucić w koszty. Znajduje to liczne potwierdzenie w innych interpretacjach padatkowych (np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 21 marca 2008 r., sygn. IP-PB3-423-46/08-2/MS, interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 6 maja 2008 r., sygn. IBPB3/423-97/08/NG, interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 17 grudnia 2008 r., sygn. ILPB3/423-602/08-2/HS oraz interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 30 września 2009 r., sygn. ITPB3-423- 340/09/MT).

jak takie duże sklepy dokumentują straty to ja nie wiem. Przecież na pewno klienci kradną albo zjadają towary na miejscu.
Założenie monitoringu tam ma sens, a i tak towar znika, więc w sumie to nic nie daje. A na pewno wrzucają straty w koszty choć nie są wstanie wykazać w jaki sposób one powstały.

Właśnie monitoring i kulawy ochroniarz to jest dowód, że robią coś, aby nie powstawały straty. Takie markety mają wliczone już w ryzyko straty i dobrze wiedzą ile miesięcznie im ubywa towaru na skutek "niezawinionych" działań.

Nie tylko interpretacje podatkowe wyjaśnią temat. To zresztą częsty spór przed sądami administracyjnymi.

Kosztem uzyskania przychodu mogą być tylko takie straty, których występowanie w toku działalności danego rodzaju jest nieuniknione i gdy przyczyny utraty towaru zostały wykazane (por. wyrok NSA z dnia 7 sierpnia 2001 r. - III SA 2041/00), a utrata nie była następstwem niewłaściwego działania podatnika, czy też osób z nim związanych (por. wyrok NSA z dnia 4 sierpnia 1999 r. - III SA 5669/98).

W 2009 roku w wyroku WSA z Kielc wyraził zdanie, że jeśli skarżący (podatnik) nie dopełnił obowiązku pełnego wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych (protokoły, wyjaśnienia, notatki), nie udowodnił także w toku postępowania podatkowego przed organem II instancji przyczyn powstania strat, to nie sposób przyjąć, że wnioskowane przez skarżącego w uzupełnieniu odwołania ubytki ponadnormatywne stanowią koszty uzyskania przychodu ( art. 22 u.o.p.d.o.f.) -
I SA/Ke 202/09 - Wyrok WSA w Kielcach z 2009-09-17

Co do kamer, to może to być nawet i fikcja bezpieczeństwa, ale są i to jest ten cudowny sposób, którym podatki udowadnia, że zrobił sporo, aby ograniczyć straty. A że mu nie wychodzi, to trudno, takie życie.

Szkodę zawinioną też można zaliczyć częściowo w koszty, jeśli wyrządził ją pracownik. Zawsze powstają jakieś traty choćby nie wiem jak się zabezpieczyć i pracownik zamiast coś naprawić to popsuje. Tworzy się normy, że np co która operacja może nie wyjść. Ale jeśli pracownik przekracza te normy a firma nie może wrzucić w koszty to wtedy może dochodzić wyrównania strat od pracownika.