Call center działa w następujący sposób: klienci dodzwaniają się do konsultantów, a konsultanci odpowiadają na ich pytania oraz zapewniają pomoc techniczną. Podczas typowej rozmowy konsultant najpierw wita się z klientem, przedstawia się oraz pyta o potrzeby klienta. W zależności od sytuacji może prowadzić rozmowę z klientem dalej lub przełączyć go do odpowiedniego działu/specjalisty.
Call center ma za zadanie zarządzać relacjami z klientem, zwiększać ich zadowolenie i pomagać im z problemami. Dzięki call center możliwa jest identyfikacja klienta.
Przykładowe zadania call center:
• Udzielania informacji,
• Przyjmowanie zamówień,
• Wsparcie serwisowe,
• Przejmowanie reklamacji i zażaleń,
• Badania rynkowe,
• Sprzedaż przez telefon.
W Polsce występuje wiele określeń call center, między innymi: biuro obsługi klienta, telecentrum, service desk, help desk, centrum zgłoszeniowe/kontaktowe, infolinia.
W zależności od profilu działalności może mierzyć swoją wydajność na różne sposoby:
• Poprzez wskaźnik wydajności pracy konsultantów,
• Poprzez ogólną liczbę kontaktów z klientami w określonym czasie,
• Poprzez liczbę kontaktów nieskutecznych w określonym czasie,
• Poprzez procent zgłoszeń telefonicznych klientów przyjętych w ciągu 20 sekund,
• Poprzez ogólną liczbę kontaktów z klientami w określonym czasie,
• Poprzez ogólną liczbę kontaktów z klientami w określonej jednostce czasu zakończonych pomyślnie w pierwszym kontakcie.
Jak call center mierzy poziom zadowolenia klienta?
Można dokonać tego na kilka sposobów, najpopularniejszymi miarami są:
• Wskaźnik kultury i etykiety pracy operatorów-konsultantów call center – otrzymywany jest dzięki opinii klientów,
• Wskaźnik Net Promoter Score (NPS) – określa on procent klientów promujących produkty lub usługi firmy obsługiwanej przez call center,
• Procent klientów call center dobrze oceniających zakres komunikacji.