Archiwizacja dokumentacji aktowej i technicznej nr 355584

Wyślij e-mail
    
        
    
Terminy:

2014.04.04 Warszawa (SOM 14159)
    
2014.04.17 Poznań (SOM 14160)

Prowadzący

Teresa Curzytek – trener, teoretyk i praktyk, ekspert  z zakresu prowadzenia dokumentacji aktowej i technicznej w wersji papierowej i elektronicznej, archiwizacji dokumentacji, z ochrony danych osobowych oraz ZFŚS. Posiada wykształcenie, administracyjno - prawne, psychologiczne oraz uprawnienia kancelaryjno - archiwizacyjne I i II – go stopnia, Trenera NLP.  Członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, praktyk NLP. Specjalizuje się w opracowywaniu aktów normatywnych dla firm m.in.– „Instrukcji kancelaryjnych”, „Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum lub składnicy akt oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją”, „Jednolitych Rzeczowych Wykazów Akt”, „Instrukcji dokumentacji technicznej”, „Regulaminu ZFŚS”, „Umowy porozumienia prowadzenia wspólnej działalności ZFŚS” oraz w wybranych dziedzinach prawa (Kodeks postępowania administracyjnego) w komunikacji, zarządzaniu zasobami ludzkimi. Publikuje artykuły do „Finanse – kariera” - „daniem eksperta”, „Twoja firma”, „Euro bankier”. Doświadczony szkoleniowiec, posiada 20-letnie doświadczenie praktyczne lat w administracji samorządowej oraz kilkunastoletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń i warsztatów dla jednostek samorządu terytorialnego, administracji państwowej i podmiotów gospodarczych.. Wybrane instytucje, na rzecz których realizowała szkolenia: Ministerstwa, Kancelaria Prezydenta RP, PGL Lasy Państwowe, Banki, Uczelnie, Sądy, Prokuratury, Szpitale, Urzędy Skarbowe, Urzędy Marszałkowskie, Urzędy Wojewódzkie, Starostwa Powiatowe w tym m.in. Urzędy Pracy, Urzędy Gminy w tym jednostki oświatowe oraz podmioty o działalności gospodarczej w tym koncerny oraz spółki. Wiedzę swoją pogłębia przez ciągłe dokształcanie się oraz czynny udział w licznych seminariach, konferencjach krajowych i międzynarodowych.
    
 
Cel szkolenia

Jednym z podstawowych obowiązków wszystkich instytucji i podmiotów gospodarczych funkcjonujących w Polsce jest prawidłowe przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji powstającej w trakcie ich działalności. Dokumentacja powinna być uporządkowana, oznaczona, sklasyfikowana i przekazana do archiwum/zakładowej składnicy akt zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.

Celem szkolenia jest zdobycie umiejętności i zasad prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i archiwizowania dokumentacji aktowej na stanowiskach pracy na podstawie obowiązujących przepisów prawnych polskich i unijnych, zapewniając tym jednolity sposób - tworzenia, gromadzenia, ewidencjonowania, przechowywania, opracowania, zabezpieczenia, brakowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.

Celem szczegółowym jest:
- prawidłowa legislacja wewnętrznych aktów normatywnych;
- zapoznanie się z przepisami prawnymi udostępniania dokumentacji osobom kontrolującym jednostkę, stronom, pracownikom wewnątrz jednostki, i innym,
- wyeliminowanie kar dyscyplinarnych i finansowych za nieprawidłowe:
  •tworzenie wewnętrznych aktów normatywnych,
  •przetwarzanie danych osobowych;
- stworzenie prawidłowego wizerunku jednostki, przez tworzenie korespondencji zgodnej ze standardami polskimi i unijnymi.
- zapoznanie Uczestników z prawami i obowiązkami osób odpowiedzialnych za ochronę danych osobowych (omówienie sposobów prowadzenia i aktualizacji dokumentacji wymaganej przez ustawę o ochronę danych osobowych, ugruntowanie wiedzy na temat rejestracji zbiorów danych osobowych).

Adresaci szkolenia:
Szkolenie skierowane jest do wszystkich pracowników wytwarzających dokumentację aktową, techniczną, kadrowo-płacową, księgową, w tym dokumentację archiwalna (kat. A) i niearchiwalną (kat. B25), w wersji papierowej i elektronicznej, a przede wszystkim kierowane jest do osób pracujących na stanowiskach kierowniczych, archiwistów oraz sprawujących nadzór i kontrolę nad stanowiskami administracyjnym w jednostkach samorządowych, państwowych oraz prowadzących działalność gospodarczą.
    
       
Program
    
1. Zapoznanie się z regulacjami prawnymi polskimi i unijnymi dotyczącymi tworzenia, archiwizowania, nadzorowania i ochrony dokumentacji aktowej na podstawie ustawy:
- narodowym zasobie archiwalnym,
- o ochronie danych osobowych,
- Kodeksu postępowania Administracyjnego,
- o dostępie do informacji publicznej,
- o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
- Europejskiego Kodeksu Dobrej Administracji,
- odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy publicznych.

2. Prawidłowe tworzenie wewnętrznych aktów normatywnych (legislacja) na podstawie przepisów prawa, w tym: zarządzeń, załączników do zarządzeń, uchwał.

3. Zasady prawidłowego tworzenia decyzji, postanowień, upoważnień, pełnomocnictw, oświadczeń, korespondencji na podstawie standardów polskich i europejskich.

4. Zapoznanie się z zasadami tworzenia dokumentacji aktowej na podstawie „Instrukcji kancelaryjnej” i „Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt”, w tym, m.in.:
- przyporządkowanie pisma do konkretnej sprawy(na podstawie RWA),
- zakładanie teczek w rozbiciu na dokumentację własną i projektów unijnych (opis stron zewnętrznych
i wewnętrznych w zależności od kat. dokumentacji)
- zakładanie spisów spraw (szczegółowe wypełnianie),
- nadawanie znaków spraw (elementy znaku sprawy),
- zakładanie spraw (przyporządkowywanie pism do sprawy),
- układ pism i spraw w obrębie teczek,
- zakładanie spisów zdawczo – odbiorczych (w zależności od rodzaju dokumentacji, w tym: własnej i projektów  unijnych).

5. Prawidłowe tworzenie i rozbudowywanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt w tym m.in.: ustalanie kategorii dokumentacji aktowej na podstawie przepisów resortowych.

6. Prawidłowe udostępniani dokumentacji aktowej wewnątrz oraz na zewnątrz jednostki oraz zasady wynoszenia dokumentacji poza jednostkę.

7. Zapoznanie się ze współzależnością przetwarzania dokumentacji aktowej pomiędzy ustawą o ochronie danych osobowych a „Instrukcją kancelaryjną” oraz grożącą odpowiedzialnością.

8. Organizacja i zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt, w tym:
- oznaczenie w strukturze organizacyjnej jednostki, zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt),
- wyposażenia lokalu archiwum (składnicy akt) oraz pomieszczeń pomocniczych,
- prowadzenie ewidencji archiwum (składnicy akt),
- zasady przyjmowania dokumentacji aktowej do archiwum (składnicy akt), w tym m.in.: sprawdzanie przez archiwistę zgodności wytworzonej dokumentacji z „Instrukcją kancelaryjną” i „RWA”,
- dokonywanie korekt w ewidencji archiwum (składnicy akt) w związku ze zmianą oznaczenia kwalifikacji archiwalnej dla dokumentacji niearchiwalnej oraz przekwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do materiałów archiwalnych,
- zasady udostępniania dokumentacji przechowywanej w archiwum (składnicy akt), w tym: wypożyczenie lub pozostawienie przekazanej dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt) na stanowisku pracy,
- podstawy wycofania dokumentacji ze stanu archiwum,
- sprawozdawczość archiwum (składnicy akt).

9. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej:
- sporządzanie spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania,
- zasady powołania komisji ds. brakowania,
- zasady współpracy z Archiwum Państwowym w celu wydania zezwolenia na brakowanie,
- procedury postępowania z dokonanymi zapisami w ewidencji archiwalnej po wydaniu zezwolenia na brakowanie,
- podstawy prawne przy postępowaniu z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej,
- przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych lub jednostek nadrzędnych.


Informacje organizacyjne
    
Koszt uczestnictwa:     
- jednej osoby 640 zł + 23% VAT*,
- dwóch i więcej osób 590 zł/os +23% VAT*.

* do podanej ceny nie doliczamy podatku VAT w przypadku, kiedy uczestnictwo w szkoleniu jest finansowane w całości ze środków publicznych. W przeciwnym razie do powyższej ceny zostanie doliczony podatek w wysokości 23%.

Cena obejmuje: uczestnictwo w zajęciach, materiały szkoleniowe, przerwy kawowe, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia.

Godziny zajęć: 9:30 – 14:00

Miejsce zajęć:    
- Warszawa - sala szkoleniowa Akademii Biznesu MDDP ul. Domaniewska 39A,
- Wrocław, Poznań - w hotelu w centrum miasta.